Rejestrowanie, księgowanie i opłacanie faktur zakupowych

Faktury zakupowe to faktury od twoich dostawców – twoje zobowiązania. Rejestrujesz je jak zamówienie z tabelą pozycji, zmieniasz dowolnie często i księgujesz, gdy wszystko się zgadza. Zaksięgowane faktury są zablokowane, eksportowane i można je zatwierdzić do zapłaty.

Znajdziesz je w Finanse → Faktury zakupowe lub w Zakupy → Faktury zakupowe.

#Zanim zaczniesz

• Do podglądu potrzebne jest uprawnienie Przeglądanie danych finansowych (ma je też Kierownik zakupów).
• Rejestrować i księgować mogą właściciel, Administracja i Księgowość (uprawnienie Księgowanie płatności, uzgadnianie wyciągów, monitowanie i rejestrowanie faktur zakupowych).
• Zatwierdzanie do zapłaty i tworzenie płatności wychodzących wymaga uprawnienia Zatwierdzanie faktur zakupowych do zapłaty i tworzenie płatności wychodzących (przelewy SEPA) (Administracja, Księgowość).
• Odblokować zaksięgowane faktury do korekty mogą tylko właściciel i Administracja (uprawnienie Odblokowanie zaksięgowanych faktur zakupowych do korekty).
• Dostawca musi być założony (zob. Dostawcy). Do przelewów potrzebuje IBAN.

#Przebieg

Jeśli zaksięgowana faktura jest otwarta po terminie płatności, status pokazuje dodatkowo zaległa (na czerwono).

#Lista

Na górze widać Otwarte zobowiązania, w tym przeterminowane, wymagalne w ciągu 7 dni i jeszcze niezaksięgowane. Na pasku narzędzi wybierasz Okres, a w Widok – Tylko otwarte, Niezaksięgowane lub Wszystkie. Pod listą widzisz Pozycje zaznaczonej faktury zakupowej.

Prawym przyciskiem myszy otwierasz Otwórz, Duplikuj… (tworzy nową fakturę z tymi samymi pozycjami, np. dla faktur cyklicznych), Zaksięguj, Zatwierdź do zapłaty…, Utwórz płatność wychodzącą…, Zarejestruj płatność i Zaksięguj skonto.

#Rejestrowanie faktury zakupowej

1. Kliknij Zarejestruj fakturę zakupową.
2. Wybierz Dostawcę i wpisz Numer faktury dostawcy.
3. Wpisz Datę faktury, opcjonalnie Datę wykonania usługi i Termin płatności. Puste oznacza: termin według warunków płatności dostawcy.
4. Opcjonalnie: Skonto % i Dni skonta oraz Zamówienie do dostawcy, do którego należy faktura.
5. Przy zamówieniu wybierasz w Zarejestruj jako, czy przejąć Pozycje: ilość dostarczona (przyjęcie towaru), Pozycje: ilość zamówiona, czy tylko Kwoty według stawki podatku. Ilości już zafakturowane w innych fakturach są odejmowane.
6. Bez zamówienia wpisujesz Kwoty netto według stawki podatku (szybkie wprowadzanie) – powstają z nich pozycje z tekstem dowolnym.
7. Kliknij Zarejestruj i otwórz. Faktura otrzymuje własny numer (ER-…) i otwiera się w oknie.

#Przesyłanie e-faktury

Jeśli dostawca przysyła ci XRechnung (XML, CII lub UBL) albo PDF ZUGFeRD/Factur-X, nie musisz niczego przepisywać:

1. Kliknij Prześlij e-fakturę i wybierz plik (XML lub PDF, do 10 MB).
2. allverto odczytuje fakturę i wyświetla ją w czytelnej formie – sprzedawca, nabywca, pozycje, rabaty, dopłaty, płatność i Kwota płatności.
3. Dostawcę allverto rozpoznaje po numerze VAT UE, IBAN lub nazwie; Zamówienie (opcjonalnie) proponuje, jeśli numer zamówienia jest na fakturze. Sprawdź oba i w razie potrzeby zmień.
4. Utwórz fakturę. Będzie potem dostępna jako Zarejestrowana ze wszystkimi pozycjami – sprawdź i zaksięguj jak zwykle.

Oryginalny plik jest archiwizowany bez zmian; w oknie w każdej chwili otworzysz czytelny widok e-faktury.

#Edycja pozycji

W oknie edytujesz nagłówek i pozycje bezpośrednio – jak w zamówieniu:

• Dodaj artykuł (artykuły dostawcy są na górze, z ceną zakupu), Tekst dowolny lub Kwota według stawki do szybkiego wprowadzania.
• W tabeli klikasz komórkę, aby zmienić Ilość, Jednostkę, CZ netto, Rabat %, VAT, Konto księgowe lub Miejsce powstawania kosztów. Puste konto księgowe oznacza: konto standardowe z ustawień finansów.
• Kilka pozycji zaznaczasz jak w Eksploratorze; przez pasek wyboru ustawiasz Konto księgowe / MPK dla wszystkich albo je usuwasz. Kolumny przesuwasz, poszerzasz, pokazujesz i ukrywasz przez Kolumny.
• Przy powiązaniu z zamówieniem przez Z BE-… ponownie przejmujesz ilość dostarczoną lub zamówioną. Po prawej Porównanie z BE-… pokazuje dla każdego artykułu ilość zamówioną, dostarczoną i zafakturowaną – zafakturowanie więcej niż dostarczono jest oznaczone.
• W Sumy widzisz netto i VAT naliczony według stawki podatku, konta księgowego i MPK – tak faktura trafia do eksportu DATEV.
• Przyciskiem Zapisz lub Ctrl+S zapisujesz zmiany. Przy zamykaniu okno informuje o niezapisanych zmianach.

#Archiwizowanie oryginalnego dokumentu

W Dokument zapisujesz fakturę dostawcy jako PDF lub obraz (do 10 MB) i w każdej chwili ją ponownie otwierasz. Do zaksięgowanych faktur możesz dodawać dokumenty później, ale nie możesz ich już usuwać.

#Faktury w walucie obcej

Jeśli dostawca, np. z USA lub Szwajcarii, wystawia fakturę w swojej walucie, ustaw walutę w polu Waluta w oknie zarejestrowanej faktury. Kurs (1 EUR =) jest wstępnie wypełniony ostatnim kursem EBC; jeśli nie wpiszesz kursu, allverto przy zapisie użyje kursu EBC z dnia faktury. Pozycje, sumy i kwota otwarta są wtedy w tej walucie, sumy listy w euro. Eksport DATEV przelicza na euro po kursie faktury. Przelewy SEPA są możliwe tylko w euro – faktury w walucie obcej opłacasz przez PayPal lub ręcznie i rejestrujesz płatność.

#Księgowanie

Jeśli wszystko się zgadza, kliknij w oknie Zaksięguj – albo zaznacz na liście kilka faktur i kliknij Zaksięguj na pasku wyboru. Zaksięgowane faktury są zablokowane: nagłówka, pozycji i kwot nie można już zmienić, faktury nie można usunąć, a jedynie stornować.

#Korekta zaksięgowanej faktury

Jeśli po zaksięgowaniu coś okaże się błędne, właściciel lub Administracja klika w oknie Odblokuj do korekty… i wpisuje Powód (obowiązkowo). Faktura jest wtedy znów Zarejestrowana i można ją zmieniać; powód, użytkownik i czas są widoczne w Historii i w dzienniku zmian. Po korekcie księgujesz ją ponownie. W eksporcie DATEV powstaje przy tym księgowanie odwrotne w miesiącu odblokowania i nowe księgowanie najwcześniej w bieżącym miesiącu – wyeksportowany okres pozostaje bez zmian.

#Zatwierdzanie do zapłaty i płatność

1. Zaznacz zaksięgowane faktury i kliknij Zatwierdź do zapłaty… (lub w oknie Zatwierdź do zapłaty…).
2. Pozostaw włączone Odliczaj skonto, dopóki trwa termin skonta – datą płatności (Zapłać dnia) jest wtedy termin skonta, w przeciwnym razie termin płatności. Dla pojedynczej faktury możesz wpisać Kwotę częściową. W Płatność przez wybierasz przelew SEPA lub PayPal (jeśli dostawca ma oba), a w Tytuł przelewu własny tekst (puste = automatycznie).
3. Przyciskiem Utwórz płatność wychodzącą generujesz plik przelewów SEPA – tutaj z listy lub zbiorczo w Płatnościach wychodzących.
4. Gdy obciążenie pojawi się na wyciągu, Uzgadnianie płatności przypisze je na podstawie referencji przelewu – faktura ma wtedy status Zapłacona (skonto jest księgowane razem z nią).

Bez wyciągu księgujesz płatność prawym przyciskiem myszy → Zarejestruj płatność lub Zaksięguj skonto. Zaksięgowane płatności cofasz w oknie w sekcji Księgowania. W polu Konto środków pieniężnych (DATEV) wpisujesz, czym zapłacono (np. konto PayPal lub karty kredytowej); puste – eksport DATEV księguje na bank, przy płatności gotówką na konto kasy.

#Automatyczne duplikowanie faktur cyklicznych

Jeśli faktura przychodzi co miesiąc taka sama (czynsz, leasing, abonament na oprogramowanie), nie musisz jej za każdym razem przepisywać:

1. Otwórz fakturę i po prawej w Cykliczna włącz Faktura cykliczna (co miesiąc). Działa to także dla zaksięgowanych faktur i jest odnotowywane w Historii.
2. W Ustawienia → Automatyzacje utwórz przez Z szablonu automatyzację Co miesiąc duplikuj cykliczną fakturę zakupową i przygotuj płatność, sprawdź ją przyciskiem Testuj i włącz.

Od następnego miesiąca allverto tworzy w dniu faktury kopię – ten sam dostawca, te same pozycje i kwoty; datą faktury jest dzień uruchomienia, a termin płatności przesuwa się o dotychczasowy termin płatności. Kopia jest księgowana i zatwierdzana do zapłaty; następnie uprawniona osoba tworzy i wysyła przebieg płatności w Płatnościach wychodzących. Przelew nigdy nie jest wykonywany automatycznie. Dla każdej faktury powstaje maksymalnie jedna kopia miesięcznie. Szczegóły znajdziesz w Wyzwalacze, warunki i akcje.

#Stornowanie i usuwanie

• Usuń jest dostępne tylko dla zarejestrowanych faktur bez płatności (np. utworzonych przez pomyłkę).
• Stornuj z podaniem powodu jest możliwe bez zaksięgowanych płatności i bez otwartego zatwierdzenia do zapłaty – faktura pozostaje widoczna. Jeśli była zaksięgowana, eksport DATEV księguje storno w miesiącu anulowania.