Tworzenie i wysyłanie zamówienia

Zamówieniami do dostawców zarządzasz w Zakupy → Zamówienia do dostawców. Zamówienie otwiera się w oknie – tak jak zamówienia klientów i artykuły – i można je tam bezpośrednio edytować: dostawca, termin dostawy, magazyn, notatka, pozycje z ilością i ceną zakupu. Zapisz (lub Ctrl+S) zapisuje zmiany, Odrzuć je cofa; jeśli zamkniesz okno z niezapisanymi zmianami, allverto zapyta o potwierdzenie.

#Zanim zaczniesz

Zamówienia może przeglądać każdy, czyja rola ma uprawnienie Przeglądanie zakupów, dostawców i zamówień do dostawców. Tworzenie, zmiana i wysyłanie wymaga Tworzenie zamówień do dostawców, księgowanie przyjęcia towaru – Księgowanie ruchów magazynowych, akceptacja – uprawnienia Zatwierdzanie zamówień do dostawców (patrz niżej).

#Status zamówienia

Szkic przesłany do akceptacji również jest tylko do odczytu – najpierw Wycofaj wniosek o akceptację.

#Lista

Na lewym pasku pod Zamówienia zakupu znajdują się filtry jak w JTL-Wawi: Otwarte, Do akceptacji (tylko gdy coś czeka na akceptację – z licznikiem), Dostarczone częściowo, Dostarczone w całości i Anulowane; karty nad listą oferują dodatkowo Zakończone i Wszystkie. Filtrem Dostawca zawężasz listę. Kolumny m.in.: Zamówienie, Dostawca, Dropshipping (numer zamówienia), Utworzono, Termin dostawy (przeterminowany na czerwono), Dostarczono (tylko towar zaksięgowany na pozycjach – przypadki do wyjaśnienia liczą się po przyjęciu), Suma netto (w walucie zamówienia), Zafakturowano (faktury zakupowe do zamówienia; na żółto, jeśli odbiegają w górę lub w dół od kwoty łącznej z rabatem, dopłatą za małą ilość i frachtem), Status, PZ i Monity dostawy. Przeterminowane zamówienia są dodatkowo oznaczone kolorem; wszystkie zaległości na jednym ekranie widzisz w Zaległości.

Gdy zaznaczysz kilka zamówień, na dole pojawia się przycisk Wydanie (drukowanie, e-mail, zapis …).

#Pozycje pod listą

Pod listą widzisz Pozycje ostatnio zaznaczonego zamówienia: nagłówek z numerem zamówienia, dostawcą, datą, terminem dostawy, magazynem i sumą, a pod nim nr art., nr art. dostawcy, nazwę, zamówiono, dostarczono, otwarte, jednostkę, cenę zakupu netto i kwotę. Przez Widok → Pokaż pozycje poniżej włączasz lub wyłączasz podgląd; wysokość zmieniasz separatorem, a dwukrotne kliknięcie lub Ctrl+I go zwija. Prawy przycisk myszy na pozycji: Otwórz artykuł, Dodaj do listy zakupów (np. aby domówić otwartą ilość), Kopiuj wartość.

#Krok po kroku

1. W Zakupy → Zamówienia do dostawców kliknij Nowe zamówienie (także w menu Zakupy → Utwórz nowy lub prawym przyciskiem myszy na dostawcy → Nowe zamówienie …).
2. Wybierz Dostawcę. Pozycje można dodać dopiero po wybraniu dostawcy.
3. Dodaj pozycje przez Dodaj artykuł… – artykuły z artykułem dostawcy są na górze. Ilość i cena zakupu netto pochodzą z artykułu dostawcy i można je zmienić. Bez własnej ceny obowiązują progi ceny zakupu dostawcy dla zamawianej ilości; gdy zmienisz ilość, okno ponownie proponuje cenę z progu, dopóki nie zmienisz ceny ręcznie. Ceny zakupu mają do 4 miejsc po przecinku (np. 0,0123 € dla drobnych części); suma pozycji jest zaokrąglana do grosza. Jeśli ilość jest mniejsza od ilości minimalnej lub nie pasuje do jednostki opakowania, pojawia się komunikat.
4. Wybierz Oczekiwany termin dostawy i w Dostawa do magazyn docelowy – wstępnie ustawiony jest Domyślny magazyn docelowy dostawcy, w przeciwnym razie magazyn domyślny. Notatka (np. godziny dostaw) pojawia się na dole zamówienia.
5. Kliknij Utwórz szkic. Jeśli minimalna wartość zamówienia dostawcy nie została osiągnięta, allverto pokazuje, ile jeszcze brakuje.
6. Wyślij zamówienie z okna zamówienia:
   • Zamów e-mailem – trafia jako PDF do domyślnej osoby kontaktowej dostawcy (pole Do, z opcjonalną Wiadomością osobistą), przycisk Wyślij zamówienie. Zamówienie ma wtedy status zamówionego, a e-mail pojawia się w zakładce Wiadomości dostawcy.
   • Albo otwórz lub pobierz PDF, wyślij go samodzielnie i następnie Oznacz jako zamówione.

#Okno zamówienia

Po lewej jest nagłówek (Dostawca z twoim numerem klienta, Termin dostawy, Dostawa do) i Pozycje. Po prawej, zależnie od zamówienia, znajdziesz:

• Warunki – wartość towaru, rabat z progów rabatowych, dopłatę za małą ilość, koszty frachtu i Razem netto z warunków dostawcy.
• VAT – nie występuje przy dostawcy zwolnionym z VAT.
• Potwierdzenie zamówienia od dostawcy – patrz niżej.
• Zaległości i monity dostaw – przeterminowane pozycje, wysłane monity i Wyślij monit dostawy.
• Koszty uboczne zakupu i koszt nabycia – patrz niżej.
• Przyjęcia towaru – zaksięgowane przyjęcia z dowodem dostawy i osobą.
• Notatka i Akceptacja (historia).

W prawym górnym rogu: PDF oraz – przy zamówieniach dostarczonych częściowo lub w całości – Zwrot do dostawcy… (zob. Zwroty do dostawców). W lewym dolnym rogu: Więcej akcji (te same pozycje co w menu kontekstowym) i Wydanie.

#Ilości częściowe (kg, l, m)

Artykuły z podzielną jednostką zamawiasz i księgujesz także w ilościach częściowych, np. 2,5 kg przypraw lub 12,5 m tkaniny. Podzielne są jednostki kg, g, t, l, ml, cl, m, cm, mm, m² i m³ (jednostka jest ustawiona w artykule). Ilości mają wtedy do 3 miejsc po przecinku – w zamówieniu, potwierdzeniu zamówienia, liście zakupów, propozycjach zamówień, zapytaniu ofertowym, przyjęciu towaru (także w aplikacji magazynowej), przy przypadkach do wyjaśnienia i zwrotach do dostawcy. Artykuły w szt. i innych jednostkach pozostają całkowite; allverto odrzuca ilość częściową z komunikatem.

Także ilość minimalna i jednostka opakowania w artykule dostawcy mogą przy artykułach podzielnych być ilościami częściowymi, np. opakowanie 0,5 kg. Jednostka opakowania 1 oznacza dla nich „brak jednostki opakowania” – propozycje są wtedy zaokrąglane do 0,001 zamiast do pełnych kg. Dla opakowania 1 kg wpisz tę ilość jako ilość minimalną.

#Potwierdzenie zamówienia (PZ)

Gdy zamówienie zostanie zamówione, w sekcji Potwierdzenie zamówienia od dostawcy rejestrujesz potwierdzenie przyciskiem Zarejestruj potwierdzenie: Numer potwierdzenia dostawcy, Data potwierdzenia, Potwierdzony termin dostawy, potwierdzona ilość, cena zakupu i termin dla każdej pozycji oraz Uwaga. Przełącznikami Przejmij termin dostawy i Przejmij ceny potwierdzone wartości trafiają do zamówienia. Status brzmi wtedy Potwierdzenie otrzymane lub Potwierdzenie z odchyleniem; zmiana przez Edytuj potwierdzenie. Potwierdzone terminy liczą się dla Zaległych dostaw.

#Koszty uboczne zakupu i koszt nabycia

W sekcji Koszty uboczne zakupu i koszt nabycia przyciskiem Dodaj koszty rejestrujesz fracht, cło, opakowanie lub inne koszty: Rodzaj kosztu, Kwota netto, Podział (Wg wartości towaru, Wg ilości lub Wg wagi) i opcjonalnie Opis. Tabela pokazuje dla każdego artykułu cenę zakupu, Udział kosztów, Koszt nabycia i Śr. CZ artykułu. Przy przyjęciu towaru koszt nabycia wchodzi do średniej ceny zakupu artykułu; rabat, dopłata za małą ilość i fracht z warunków są uwzględniane automatycznie. Koszty zarejestrowane po przyjęciu towaru allverto księguje dodatkowo dla dostarczonej ilości.

#Waluta zamówienia i firma zamawiająca

Przy tworzeniu zamówienie przejmuje Walutę zamówienia dostawcy z kursem dnia (kurs firmy w Ustawienia → Waluty, w przeciwnym razie EBC) oraz Firmę zamawiającą dostawcy. Pozycje, sumy, PDF i szablon wydruku pokazują kwoty w walucie zamówienia; okno zamówienia podaje walutę i kurs. Nadawca, logo, szablon wydruku i układ e-maila pochodzą z firmy zamawiającej. Dla średniej ceny zakupu, kosztu nabycia i wartości magazynu allverto przelicza walutę obcą na EUR po kursie zamówienia, podobnie propozycję faktury zakupowej. Gdy w szkicu zmienisz dostawcę, waluta, kurs i firma podążają za nowym dostawcą. Jeśli dla waluty nie ma kursu, zamówienia nie da się utworzyć – najpierw wprowadź kurs.

#Akceptacja przez przełożonych

Przy zatwierdzaniu zamówień zamówienie zostaje wysłane dopiero wtedy, gdy uprawniona osoba je zaakceptuje. Ustawia się to w Zakupy → Ustawienia → Zatwierdzanie zamówień:

• Wymagana akceptacja: Wyłączone, Zawsze lub Od wartości zamówienia (pole Od wartości zamówienia netto, łącznie z tą kwotą).
• Druga akceptacja od kwoty (przełącznik, kwota w Druga akceptacja od netto): duże zamówienia akceptuje dodatkowo kolejna osoba.
• Dozwolona akceptacja własnych zamówień (przełącznik): domyślnie wyłączone (zasada czterech oczu) – kto utworzył lub przesłał zamówienie, nie akceptuje go sam.
• Powiadamiaj także e-mailem (przełącznik): tylko gdy wysyłka e-mail jest skonfigurowana.
• Dla każdego dostawcy: przełącznik Zawsze zatwierdzenie w oknie dostawcy w Dane ogólne → Ustawienia (obowiązuje także wtedy, gdy akceptacja jest poza tym wyłączona).

Akceptować może każdy, czyja rola ma uprawnienie Zatwierdzanie zamówień do dostawców (właściciel, Administracja i szablon roli Kierownik zakupów; konfigurowalne w Role i uprawnienia).

Przebieg

1. Utwórz szkic, następnie Prześlij do akceptacji … (z opcjonalną wiadomością). Osoby uprawnione dostają powiadomienie (dzwonek w prawym górnym rogu).
2. Zamówienie pojawia się w widoku Do akceptacji ze statusem Akceptacja w toku (przy dwóch poziomach potem Druga akceptacja w toku) i do tego czasu jest tylko do odczytu.
3. Osoba akceptująca wybiera Zaakceptuj … (opcjonalnie z komentarzem, także dla kilku zaznaczonych zamówień) lub Odrzuć … (powód jest obowiązkowy).
4. Odrzucone: zamówienie znów jest szkicem (Odrzucony), a powód widnieje na górze okna zamówienia. Popraw je i prześlij ponownie.
5. Zaakceptowane: teraz dostępne są Oznacz jako zamówione i Zamów e-mailem. Wcześniej obie opcje są zablokowane – także dla akcji zbiorczych i automatyzacji.

Kto chce cofnąć przesłanie lub akceptację, wybiera Wycofaj wniosek o akceptację. Jeśli w zaakceptowanym, jeszcze niezamówionym zamówieniu zmienią się pozycje, ilości, ceny lub dostawca, akceptacja wygasa – okno zamówienia ostrzega o tym przed zapisaniem. Notatka, termin dostawy i magazyn nie mają na to wpływu. Kto i kiedy przesłał, zaakceptował lub odrzucił, wraz z komentarzem, widać w sekcji Akceptacja okna zamówienia i w dzienniku zmian.

#Towar dotarł

W zamówieniu wybierz Przyjęcie towaru w aplikacji magazynowej (przycisk na dole okna zamówienia lub prawy przycisk myszy) – aplikacja magazynowa otworzy się w nowej karcie od razu z tym zamówieniem. Tam skanujesz towar i go księgujesz, zob. Księgowanie przyjęcia towaru i Przyjęcie towaru w aplikacji magazynowej. Dotyczy to magazynów standardowych i WMS. Możliwe są dostawy częściowe i nadmierne; allverto liczy dostarczoną ilość na podstawie księgowań.

Towar zarejestrowany w przyjęciu jako przypadek do wyjaśnienia nie liczy się jako dostarczony i nie wchodzi do średniej ceny zakupu. Dopiero gdy przyjmiesz przypadek do wyjaśnienia, allverto wlicza ilość do średniej z ceną zakupu pozycji zamówienia (w przeciwnym razie artykułu dostawcy).

Jeśli reszta częściowo dostarczonego zamówienia już nie przyjdzie, wybierz Zamknij (nie oczekuj reszty). Zamówienie uznaje się wtedy za dostarczone, a brakujące ilości znów pojawiają się w propozycjach zamówień.

Jeśli towar nie dotrze na czas, przypomnij dostawcy monitem dostawy – zob. Zaległe dostawy i monity dostaw. Jeśli towar jest wadliwy lub błędny, odeślij go zwrotem do dostawcy.

#Dropshipping

Zamówienia dropshippingowe (wysyłka bezpośrednia) powstają z zamówień klientów: dostawca dostarcza bezpośrednio do klienta, nie ma przyjęcia towaru. Pozycje, dostawca i magazyn pochodzą z zamówienia klienta; zmienić można tylko notatkę. W sekcji Dropshipping widzisz zamówienie klienta i adres dostawy; gdy dostawca wyśle towar, przez Zarejestruj wysyłkę … wpisujesz Numer przesyłki, Przewoźnika i Datę wysyłki – zamówienie klienta uznaje się wtedy za wysłane. Automatykę, e-mail do dostawcy i załącznik z dowodem dostawy ustawiasz w Zakupy → Ustawienia → Dropshipping; którzy dostawcy i artykuły idą w dropshippingu – w Dostawcach.

#Więcej akcji

W menu kontekstowym listy (wiele także dla kilku zamówień) i w Więcej akcji w oknie zamówienia:

• Otwórz, Edytuj … (otwiera okno zamówienia)
• Dokument → Pokaż PDF, Pobierz PDF
• Wydanie – drukowanie, e-mail, zapis, eksport, podgląd
• Zamów e-mailem … (przy zamówionych Wyślij e-mailem …)
• Oznacz jako zamówione
• Prześlij do akceptacji …, Zaakceptuj …, Odrzuć …, Wycofaj wniosek o akceptację – tylko dla szkiców wymagających akceptacji
• Przyjęcie towaru w aplikacji magazynowej
• Zamknij (nie oczekuj reszty)
• Duplikuj … – nowy szkic z tymi samymi pozycjami
• Zarejestruj fakturę zakupową … – wstępnie wypełniona dostawcą i zamówieniem, zob. Faktury zakupowe; wymaga uprawnienia Księgowanie płatności, uzgadnianie wyciągów, monitowanie i rejestrowanie faktur zakupowych. Rabat, dopłata za małą ilość i fracht zamówienia dochodzą jako osobne pozycje – tylko w pierwszej fakturze zakupowej do zamówienia; zamówienia w walucie obcej allverto przelicza na EUR po ich kursie
• Otwórz dostawcę
• Anuluj … – tylko szkice i zamówione zamówienia bez przyjęcia towaru
• Usuń szkic