Transitaire : expédier des palettes et de la messagerie

Les grandes quantités ne partent pas en colis mais sur palettes via un transitaire. Les transitaires n'ont pas d'interface uniforme comme DHL ou DPD. allverto établit donc lui-même tous les documents – ordre de transport, étiquettes palettes, bordereau et, sur demande, la lettre de voiture CMR – et envoie la demande d'enlèvement par e-mail à votre transitaire. L'envoi se déroule ensuite comme tout autre : la commande est comptabilisée comme expédiée et le numéro de suivi est transmis à la boutique.

#Avant de commencer

• L'Adresse de l'expéditeur est renseignée (Expédition → Paramètres → Transporteurs). C'est l'adresse d'enlèvement.
• Droit de configurer l'expédition (p. ex. rôle Administration) pour créer des transitaires, droit sur l'Expédition pour créer des ordres de transport.

#Créer un transitaire

1. Ouvrez Expédition → Paramètres → Transitaires.
2. Cliquez sur Créer un transitaire.
3. Indiquez le nom, p. ex. « Dachser », « DB Schenker » ou votre transitaire régional. Vous pouvez créer autant de transitaires que vous voulez.
4. En option : votre Numéro client chez le transitaire, l'Interlocuteur et le Téléphone.
5. Saisissez l'E-mail pour les demandes d'enlèvement et d'avis. La demande d'enlèvement y est envoyée – mais seulement si vous l'envoyez expressément.
6. En option : le lien de suivi du transitaire. Écrivez {nummer} à l'endroit où doit figurer le numéro de suivi, p. ex. https://tracking.spedition.de/?sendung={nummer}.
7. Choisissez le Support de charge par défaut et les Conditions de port par défaut. Les deux sont présélectionnés dans l'ordre de transport.
8. Cliquez sur Créer un transitaire.

Via Modifier, vous changez les données ; via le menu, Mettre en pause ou Supprimer. Les envois existants et leurs documents sont conservés.

#Créer un ordre de transport

1. Ouvrez Expédition, choisissez à gauche Commandes → Livrable et sélectionnez une commande.
2. Cliquez sur Ordre de transport (ou clic droit → Créer un ordre de transport…).
3. Choisissez le Transitaire. Laissez le Numéro de suivi vide et allverto attribue le numéro suivant de la plage de numéros (par défaut SP-10001). Si le transitaire vous a déjà donné un numéro, saisissez-le.
4. Saisissez les Supports de charge : type (Palette Europe, Palette perdue, Caisse grillagée, Colis/carton), Nombre, Dimensions, poids par unité (palette comprise) et s'il est Gerbable. Ajouter un support de charge ajoute des lignes. allverto calcule le poids total, les mètres de plancher et le volume.
5. Choisissez la Date d'enlèvement et la Fenêtre de temps.
6. Si nécessaire : Avis (le transitaire appelle avant la livraison – avec numéro de téléphone), Hayon élévateur (pas de quai chez le destinataire) et consignes de livraison.
7. Conditions de port : Franco de port (vous payez le fret) ou Port dû (le destinataire paie).
8. Marchandises dangereuses : si des articles de la commande sont marqués comme marchandises dangereuses, la mention avec le numéro ONU figure déjà dans le champ. Veuillez la vérifier.
9. La Lettre de voiture CMR est présélectionnée pour les envois à l'étranger.
10. Laissez Livrer directement activé si la marchandise quitte l'entreprise aujourd'hui. Le stock est alors sorti et le numéro de suivi transmis à la boutique – comme pour DHL et DPD.
11. Cliquez sur Créer l'ordre de transport.

#Documents

Après la création, vous ouvrez directement :

• Ordre de transport – demande d'enlèvement avec adresse d'enlèvement, destinataire, supports de charge, consignes et champs de signature, avec code-barres du numéro de suivi.
• Étiquettes palettes A6 ou A5 – une étiquette par support de charge avec destinataire, numéro de suivi, code-barres et « Palette 1 sur 2 ». Des mentions comme NE PAS GERBER, MARCHANDISES DANGEREUSES, AVIS et HAYON ÉLÉVATEUR y figurent bien visiblement.
• Lettre de voiture CMR – pour les envois à l'étranger, avec les cases 1 à 24.

Le bon de livraison est mentionné sur tous les documents s'il en existe déjà un pour la commande.

#Demande d'enlèvement par e-mail

1. Après la création, cliquez sur Demande d'enlèvement par e-mail… ou, sous Expédition → Envois → Transitaire, faites un clic droit sur l'envoi.
2. Vérifiez Destinataire, Objet et Texte. Tout peut être modifié.
3. Cliquez sur Envoyer la demande d'enlèvement. L'ordre de transport et les étiquettes palettes (pour l'étranger aussi le CMR) sont joints en PDF.

La liste indique ensuite Enlèvement demandé. Sans votre clic, allverto n'envoie rien.

#Bordereau, liste de chargement et export

Sous Expédition → Envois → Transitaire, vous voyez tous les envois par transitaire à partir d'aujourd'hui. Choisissez un jour d'enlèvement et éventuellement un transitaire :

• Bordereau / liste de chargement – tous les envois du jour sur une liste avec totaux et champs de signature pour la remise au chauffeur.
• CSV – une ligne par ligne de support de charge, pour Excel ou le portail de dépôt de votre transitaire.
• XML – les mêmes données en XML pour portails et middleware.

#Suivi et annulation

• Si un lien de suivi est enregistré, le numéro de suivi est cliquable dans Expédition → Envois (aussi dans l'entrée Transitaire). Le numéro de suivi est transmis à la boutique dans tous les cas.
• L'annulation se fait comme pour les colis dans Expédition → Envois par clic droit → Annuler l'envoi…. Si la demande d'enlèvement a déjà été envoyée, prévenez vous-même le transitaire.

#Questions fréquentes

Puis-je définir moi-même les numéros de suivi ? Oui. Soit vous saisissez le numéro du transitaire lors de la création, soit vous réglez le préfixe et le numéro suivant sous Paramètres → Plages de numéros → Envois par transitaire.

Pourquoi n'y a-t-il pas de connexion avec mon transitaire ? Chaque transitaire a son propre portail. C'est pourquoi allverto fonctionne par e-mail et PDF. Pour les portails de dépôt, il existe l'export CSV et XML.

Que sont les mètres de plancher ? La longueur que votre marchandise occupe sur le plateau (largeur du camion 2,40 m). Une palette Europe occupe 0,4 mètre de plancher ; la marchandise gerbable compte pour moitié.