Apports et retraits, clôture journalière, tickets X et Z, livre de caisse

Les espèces qui ne proviennent pas de ventes sont comptabilisées comme apport ou retrait. En fin de journée, l'assistant de clôture journalière vous guide à travers le comptage de caisse et le ticket Z. Le livre de caisse vous donne une vue d'ensemble de toutes les caisses.

#Apports et retraits

Menu → Entrée et sortie de caisse :

1. Choisissez le type :
   • Fonds de caisse – placer le solde d'ouverture dans la caisse en début de journée.
   • Apport – placer des espèces dans la caisse, p. ex. depuis le coffre.
   • Retrait – retirer des espèces, p. ex. pour la banque, le coffre ou des dépenses.
   • Versement des pourboires – remettre en espèces depuis la caisse les pourboires du personnel, p. ex. ceux donnés par carte. Au maximum le solde des pourboires de la caisse, que la caisse affiche ; cela nécessite le droit Verser les pourboires au personnel.
2. Saisissez le montant sur le pavé numérique.
3. Pour un apport ou un retrait, appuyez sur un Motif de l'écriture ; vous saisissez un texte personnalisé via + Texte libre (sans motifs définis, directement dans le champ de texte). Le fonds de caisse ne nécessite pas de motif.
4. Comptabiliser Fonds de caisse, Comptabiliser Apport ou Comptabiliser Retrait.

Vous accédez aussi à Entrée et sortie de caisse via le symbole de billet en haut de la caisse (voir Le solde de caisse en un coup d'œil). Les droits sont distincts : Enregistrer apports et fonds de caisse en caisse pour le fonds de caisse et les apports, Enregistrer des retraits en caisse pour les retraits. Vous gérez les motifs d'écriture sous Ventes → Paramètres → Caisse → Motifs (motifs d'apport ou de retrait). Dès qu'un motif y est défini, il faut en choisir un – voir Paramètres de caisse.

#Clôture journalière pas à pas

Menu → Clôture journalière ouvre l'assistant en quatre étapes – cinq sur les caisses avec terminal de paiement :

1. Tickets en attente – les tickets mis en attente sur cette caisse doivent être terminés avant le ticket Z (comme dans JTL-POS) : Reprendre et encaisser, Effacer un par un ou Tout supprimer (transaction annulée) – chaque fois avec un motif. Ce n'est qu'ensuite que l'on peut continuer ; si un ticket est encore ouvert sur la caisse, encaissez-le ou annulez-le d'abord. Sans ticket en attente ni ouvert, l'assistant commence directement par le comptage de caisse.
2. Comptage de caisse – comptez les billets et les pièces. Appuyez sur une ligne et saisissez le nombre sur le pavé numérique (Enter passe à la ligne suivante) ou utilisez Plus et Moins. À droite figurent Compté, Théorique selon le livre de caisse et l'Écart. Le bouton Rapport X (rapport intermédiaire) vous permet de consulter le ticket X en cours de route.
3. Retrait d'espèces – écrémer les espèces, p. ex. pour la banque ou le coffre. Saisissez le montant ou appuyez sur Tous les billets, Billets à partir de 20 € ou Tout, choisissez un motif d'écriture et Comptabiliser le retrait – ou Continuer sans retrait. Le retrait est prélevé sur les billets et pièces comptés ; le reste demeure comme fonds de caisse.
4. Clôture du terminal (uniquement avec terminal de paiement, facultatif) – Lancer la clôture du terminal clôt les transactions par carte au terminal ; la caisse affiche le résultat et le reçu du terminal. Passer au ticket Z ou Continuer sans clôture du terminal mène à la dernière étape (voir Clôture du terminal de paiement).
5. Ticket Z – récapitulatif avec montant compté, retrait, théorique et écart, ainsi que les tickets et le chiffre d'affaires depuis la dernière clôture. Facultatif : une Note de clôture (p. ex. motif d'un écart), puis Créer le ticket Z et confirmer.

Le ticket Z clôture tous les tickets depuis la dernière clôture et est définitif. La caisse comptabilise un écart comme ticket distinct (Écart de caisse) ; ensuite, le solde de caisse correspond au comptage. Imprimer le ticket Z l'imprime, Terminé ferme l'assistant.

Le chiffre d'affaires brut des tickets X et Z ne contient pas d'opérations pour compte de tiers : paiements de commandes, ventes de bons, consignes et pourboires du personnel figurent à part sous Opérations pour compte de tiers – comme dans l'export DSFinV-K. La section Pourboires indique les pourboires encaissés et versés ainsi que le solde des pourboires de la caisse. Le ticket Z porte en outre la version du logiciel allverto.

#Qui peut faire quoi ?

#Ticket X (rapport intermédiaire)

Le ticket X affiche les chiffres d'affaires et le solde de caisse depuis la dernière clôture, sans clôturer – aussi souvent que vous le souhaitez, il ne comptabilise rien. Vous l'ouvrez via Menu → Rapport X (rapport intermédiaire) (groupe Opérations) ou via Rapport X sous le symbole de billet en haut, sans ouvrir la clôture journalière :

1. Comptage de caisse : comptez les billets et les pièces comme dans la clôture journalière. La caisse affiche Compté, le théorique et l'Écart – sans le droit Afficher le solde de caisse en caisse, uniquement Compté (à l'aveugle).
2. Vers le rapport X – le ticket X avec le résultat du comptage. Si vous ne voulez pas compter, appuyez sur Sans compter.
3. Imprimer le ticket X l'imprime, Actualiser charge l'état actuel, Compter ramène au comptage de caisse.

Dans la clôture journalière, le bouton Rapport X (rapport intermédiaire) ouvre le ticket X ; Retour à la clôture vous ramène en arrière. Il faut pour cela le droit Rapport intermédiaire (ticket X) en caisse.

#Clôture du terminal de paiement

La clôture du terminal (Kassenschnitt) est la clôture journalière du terminal de paiement : elle clôt les transactions par carte et les transmet au prestataire de paiement. Sur les caisses avec terminal, vous la déclenchez de deux façons :

• dans la clôture journalière, à l'étape Clôture du terminal, ou
• à tout moment via Menu → Clôture du terminal (groupe Appareil).

Lancer la clôture du terminal sollicite le terminal. Ensuite, la caisse indique si l'opération a réussi et – si le terminal en fournit un – le Reçu du terminal. Chaque clôture du terminal figure dans le journal de caisse. SumUp et Stripe n'ont pas besoin de clôture du terminal ; la caisse se contente alors de le signaler.

#Journal de caisse à la caisse

Menu → Journal de caisse (groupe Opérations) affiche les événements de cette caisse : pannes TSE, connexions et changements d'opérateur, tiroir-caisse, tickets en attente, tickets numériques et par e-mail, remboursements par carte, clôtures du terminal et paramètres modifiés. Par défaut, ce sont les 30 derniers jours ; vous modifiez la période en haut à droite. Vous pouvez rechercher dans le journal et filtrer par type. Il faut pour cela le droit Consulter le journal de caisse en caisse ; sans ce droit, l'entrée n'apparaît pas dans le menu.

Si un enregistrement échoue alors que la TSE a déjà signé (p. ex. parce que la connexion est coupée), la transaction TSE figure dans le journal de caisse comme TSE sans ticket avec son numéro de transaction – l'écart reste ainsi explicable lors d'un contrôle de caisse. Tout ce qui peut encore échouer (emplacement, facture, avoir), la caisse le vérifie avant la signature.

#Livre de caisse

Dans l'ERP, vous trouvez le livre de caisse sous Ventes → Livre de caisse – dans le menu de la section, rubrique Caisse, juste sous Ouvrir la caisse, et dans la barre latérale gauche également sous Ouvrir la caisse. L'entrée apparaît dès qu'une caisse est configurée. Vous y trouvez :

• Livre de caisse – mouvements d'espèces avec Solde d'ouverture, Solde de clôture et solde courant
• CA journalier – par caisse et par mode de paiement (Espèces, Carte, Bon d'achat / facture / autre ; les modes de paiement personnalisés figurent sous Autre)
• Tickets et Tickets Z

Filtrez par caisse (Toutes les caisses ou une caisse précise) et par période. Le livre de caisse nécessite le droit Livre de caisse, rapports de caisse et export DSFinV-K.

Le droit Livre de caisse, analyse de caisse et export DSFinV-K suffit – le droit Utiliser la caisse n'est pas nécessaire. Le CA journalier indique les opérations pour compte de tiers (paiements de commandes, ventes de bons, consignes, pourboires) dans une colonne à part ; elles ne comptent pas dans le chiffre d'affaires de caisse. Tickets Z affiche les clôtures de la période choisie. Avec de très nombreuses entrées, Tickets (2 000 au maximum), Tickets Z (1 000) et Livre de caisse (20 000) invitent à réduire la période.

#Export DSFinV-K pour le contrôle de caisse

Choisissez une caisse et cliquez sur Export DSFinV-K. Vous obtenez un fichier ZIP contenant tous les tickets Z de la période, au format attendu par l'administration fiscale allemande lors d'un contrôle de caisse inopiné (Kassen-Nachschau). L'export contient également :

• les tickets abandonnés (tickets vidés et tickets en attente supprimés) avec un montant de 0,
• le pourboire comme opération distincte (aux salariés sans TVA, à l'employeur avec TVA),
• la consigne et le remboursement de consigne comme opérations distinctes,
• les bons à usage unique – vente taxée, utilisation sans nouvelle taxation. Vous indiquez si un article bon d'achat est un bon à usage unique dans l'article, onglet Prix, avec l'option Bon à usage unique,
• le certificat TSE et l'ID de caisse externe, si vous les avez saisis (voir Export TSE et déclaration ELSTER),
• les références des annulations et retours au ticket d'origine avec son numéro et sa caisse – pour un retour dans le panier, par ligne,
• chaque TSE utilisée pour signer dans la période, avec son propre ID TSE (p. ex. après le passage de la TSE cloud à une TSE matérielle),
• la version du logiciel allverto pour chaque ticket Z.