Registrare, contabilizzare e pagare le fatture passive

Le fatture passive sono le fatture dei tuoi fornitori, cioè i tuoi debiti. Le registri come un ordine con una tabella delle righe, le modifichi tutte le volte che vuoi e le contabilizzi quando tutto è corretto. Le fatture contabilizzate sono bloccate, vengono esportate e possono essere autorizzate al pagamento.

Le trovi in Finanze → Fatture passive oppure in Acquisti → Fatture passive.

#Prima di iniziare

• Per visualizzarle serve il permesso Visualizzare dati finanziari (ce l'ha anche il Responsabile acquisti).
• Possono registrare e contabilizzare il titolare, Amministrazione e Contabilità (permesso Registrare pagamenti, riconciliare estratti conto, inviare solleciti e registrare fatture passive).
• Per autorizzare al pagamento e creare pagamenti in uscita serve il permesso Autorizzare il pagamento di fatture passive e creare pagamenti in uscita (bonifici SEPA) (Amministrazione, Contabilità).
• Solo il titolare e Amministrazione possono sbloccare fatture contabilizzate per la correzione (permesso Sbloccare fatture passive registrate per la correzione).
• Il fornitore deve essere già presente (vedi Fornitori). Per i bonifici gli serve un IBAN.

#Flusso

Se una fattura contabilizzata è ancora aperta oltre la data di scadenza, lo stato mostra in aggiunta scaduta (in rosso).

#L'elenco

In alto trovi Debiti aperti, di cui scaduto, in scadenza tra 7 giorni e non ancora registrate. Nella barra degli strumenti scegli il Periodo e in Mostra Solo aperte, Non registrate o Tutte. Sotto l'elenco vedi le Righe della fattura passiva selezionata.

Con il tasto destro accedi a Apri, Duplica… (crea una nuova fattura con le stesse righe, ad es. per fatture ricorrenti), Registra, Autorizza al pagamento…, Crea pagamento in uscita…, Registra pagamento e Registra sconto cassa.

#Registrare una fattura passiva

1. Clicca su Registra fattura passiva.
2. Scegli il Fornitore e inserisci il Numero fattura del fornitore.
3. Inserisci Data fattura, facoltativamente Data prestazione e Scade il. Vuoto significa: in scadenza secondo i termini di pagamento del fornitore.
4. Facoltativo: Sconto % e Giorni sconto nonché l'Ordine d'acquisto a cui appartiene la fattura.
5. Con un ordine d'acquisto scegli in Registra come se riprendere le Righe: quantità consegnata (entrata merci), le Righe: quantità ordinata oppure solo gli Importi per aliquota. Le quantità già fatturate in altre fatture vengono detratte.
6. Senza ordine d'acquisto inserisci gli Importi netti per aliquota (inserimento rapido): diventano righe di testo libero.
7. Clicca su Registra e apri. La fattura riceve un numero proprio (ER-…) e si apre in una finestra.

#Caricare una fattura elettronica

Se il fornitore ti invia una XRechnung (XML, CII o UBL) o un PDF ZUGFeRD/Factur-X, non devi digitare nulla:

1. Clicca su Carica fattura elettronica e scegli il file (XML o PDF, fino a 10 MB).
2. allverto legge la fattura e la mostra in forma leggibile – venditore, acquirente, righe, sconti, maggiorazioni, pagamento e Importo pagato.
3. allverto riconosce il Fornitore tramite partita IVA, IBAN o nome; propone l'Ordine d'acquisto (facoltativo) se il numero d'ordine è riportato nella fattura. Controlla entrambi e modificali se necessario.
4. Crea la fattura. Sarà poi disponibile come Registrata con tutte le righe – controlla e contabilizza come al solito.

Il file originale viene archiviato senza modifiche; nella finestra apri in qualsiasi momento la vista leggibile della fattura elettronica.

#Modificare le righe

Nella finestra modifichi direttamente intestazione e righe, come in un ordine:

• Aggiungi articolo (gli articoli del fornitore sono in alto, con prezzo d'acquisto), Testo libero o Importo per aliquota per l'inserimento rapido.
• Nella tabella clicchi su una cella per modificare Quantità, Unità, PA netto, Sconto %, IVA, Conto CoGe o Centro di costo. Conto CoGe vuoto significa: conto predefinito dalle impostazioni di finanza.
• Selezioni più righe come in Esplora risorse; tramite la barra di selezione imposti Conto CoGe / centro di costo per tutte o le elimini. Le colonne le sposti, allarghi, mostri e nascondi tramite Colonne.
• Con riferimento a un ordine, con Da BE-… riprendi di nuovo la quantità consegnata o ordinata. A destra, Confronto con BE-… mostra per articolo quanto ordinato, consegnato e fatturato – le quantità fatturate superiori a quelle consegnate sono evidenziate.
• In Totali vedi netto e IVA a credito per aliquota, conto CoGe e centro di costo: così la fattura confluisce nell'esportazione DATEV.
• Con Salva o Ctrl+S salvi le modifiche. Alla chiusura la finestra segnala le modifiche non salvate.

#Archiviare il documento originale

In Documento archivi la fattura del fornitore come PDF o immagine (fino a 10 MB) e la riapri in qualsiasi momento. Per le fatture contabilizzate puoi aggiungere documenti in seguito, ma non più rimuoverli.

#Fatture in valuta estera

Se un fornitore, ad es. degli USA o della Svizzera, fattura nella propria valuta, imposta la valuta in Valuta nella finestra della fattura registrata. Cambio (1 EUR =) viene precompilato con l'ultimo cambio BCE; se non inserisci un cambio, al salvataggio allverto usa il cambio BCE alla data della fattura. Posizioni, totali e importo aperto sono poi in quella valuta, i totali dell'elenco in euro. L'esportazione DATEV converte in euro al cambio della fattura. I bonifici SEPA esistono solo in euro – le fatture in valuta estera le paghi tramite PayPal o a mano e registri il pagamento.

#Contabilizzare

Se tutto è corretto, clicca su Registra nella finestra – oppure seleziona più fatture nell'elenco e clicca su Registra nella barra di selezione. Le fatture contabilizzate sono bloccate: intestazione, righe e importi non si possono più modificare, la fattura non si può più eliminare, solo stornare.

#Correggere una fattura contabilizzata

Se dopo la contabilizzazione qualcosa risulta errato, il titolare o l'Amministrazione clicca nella finestra su Sblocca per correzione… e inserisce un Motivo (obbligatorio). La fattura torna Registrata e modificabile; motivo, utente e ora compaiono nella Cronologia e nel registro delle modifiche. Dopo la correzione la contabilizzi di nuovo. Nell'esportazione DATEV si crea una registrazione inversa nel mese dello sblocco e una nuova registrazione al più presto nel mese in corso – il periodo già esportato resta invariato.

#Autorizzare al pagamento e pagare

1. Seleziona le fatture contabilizzate e clicca su Autorizza al pagamento… (oppure Autorizza al pagamento… nella finestra).
2. Lascia attivo Detrarre lo sconto cassa finché è valido il termine: la data di pagamento (Paga il) è allora il termine dello sconto, altrimenti la scadenza. Per una singola fattura puoi inserire un Importo parziale. In Pagamento tramite scegli bonifico SEPA o PayPal (se il fornitore ha entrambi), in Causale un testo personalizzato (vuoto = automatica).
3. Con Crea pagamento in uscita generi il file di bonifici SEPA – qui dall'elenco oppure in modo cumulativo in Pagamenti in uscita.
4. Non appena l'addebito compare nell'estratto conto, la Riconciliazione pagamenti lo abbina tramite il riferimento del bonifico – la fattura risulta allora Pagata (lo sconto viene registrato insieme).

Senza estratto conto registri un pagamento con il tasto destro → Registra pagamento o Registra sconto cassa. I pagamenti registrati li annulli nella finestra in Registrazioni. In Conto di liquidità (DATEV) indichi come è stato pagato (ad es. il conto per PayPal o la carta di credito); se vuoto, l'esportazione DATEV registra sulla banca, per i pagamenti in contanti sul conto cassa.

#Duplicare automaticamente le fatture ricorrenti

Se una fattura arriva uguale ogni mese (affitto, leasing, abbonamento software), non devi digitarla ogni volta:

1. Apri la fattura e a destra, in Ricorrente, attiva Fattura ricorrente (mensile). Funziona anche con fatture contabilizzate e viene annotato nella Cronologia.
2. In Impostazioni → Automazioni crea con Da modello l'automazione Duplicare ogni mese la fattura passiva ricorrente e preparare il pagamento, verificala con Prova e attivala.

Dal mese successivo allverto crea una copia nel giorno della fattura – stesso fornitore, stesse righe e stessi importi; la data della fattura è il giorno dell'esecuzione e la scadenza si sposta secondo i termini di pagamento precedenti. La copia viene contabilizzata e autorizzata al pagamento; in seguito una persona autorizzata crea e invia il ciclo di pagamento in Pagamenti in uscita. Il bonifico non avviene mai automaticamente. Per ogni fattura si crea al massimo una copia al mese. I dettagli sono in Trigger, condizioni e azioni.

#Stornare ed eliminare

• Elimina è disponibile solo per fatture registrate senza pagamenti (ad es. create per errore).
• Storna con motivo è possibile senza pagamenti registrati e senza autorizzazione al pagamento aperta – la fattura resta visibile. Se era contabilizzata, l'esportazione DATEV registra la registrazione inversa nel mese dello storno.