Esportazione DATEV

Con l'esportazione DATEV fornisci al tuo consulente fiscale tutte le registrazioni di un periodo in un file che può importare direttamente in DATEV (lotto di registrazioni in formato EXTF per DATEV Rechnungswesen o DATEV Unternehmen online). La trovi in Finanze → Esportazione DATEV (gruppo Esportazioni e dichiarazioni) con le schede Lotto di registrazioni, Documenti, Cronologia esportazioni e Verifica fiscale (vedi Esportazione per la verifica fiscale).

#Prima di iniziare

• Possono esportare il titolare, Amministrazione e Contabilità (permesso Eseguire l'export DATEV). Senza questo permesso la voce di menu è nascosta.
• Configurazione una tantum: Finanze → Impostazioni → DATEV e conti (oppure Modifica accanto a Impostazioni DATEV nell'esportazione). I valori te li fornisce il tuo consulente fiscale:

Sotto imposti i conti: Banca e conti personali (banca, debitore collettivo, creditore collettivo), Ricavi (19%, 7%, 0%, cessione intracomunitaria, esportazione, reverse charge, piccola impresa, OSS), Costi (fatture passive), Sconto e stralcio per aliquota (sconti concessi 19%, 7%, esenti e per cessioni intracomunitarie, sconti ricevuti 19%, 7% e senza IVA a credito, perdite su crediti 19%, 7% e senza IVA) e Differenze di cambio, spese di sollecito e interessi. Con Conti standard imposti tutti i conti con le proposte DATEV del piano dei conti.

In Conti ricavi per paese (OSS) definisci, per le vendite con l'IVA di un altro paese UE (OSS, soglia superata, magazzino all'estero), un conto ricavi dedicato per paese e aliquota. Senza un conto dedicato vale il conto collettivo OSS, altrimenti la proposta DATEV (8320 in SKR03, 4320 in SKR04). Paese e aliquota figurano inoltre nei campi UE del lotto di registrazioni.

#Passo dopo passo

1. Apri Finanze → Esportazione DATEV.
2. In Periodo (data documento) scegli il periodo – è preimpostato l'ultimo mese. Se gestisci più aziende con contabilità separata, scegli accanto l'Azienda.
3. In Stato di trasferimento scegli Non trasferiti se il file deve contenere solo documenti che non sono ancora stati in nessuna esportazione DATEV. Tutti prende ogni documento del periodo, Trasferiti solo quelli già trasferiti (ad es. per un file perso).
4. In Contenuto scegli cosa inserire nel file: Fatture attive, Note di credito e storni, Incassi clienti, Fatture passive, Pagamenti fornitori, Cassa. Accanto a ogni voce è indicato il numero di registrazioni.
5. In Esporta anche puoi spuntare Includi immagini dei documenti e Anagrafiche debitori/creditori (vedi sotto). Ricevi allora uno ZIP invece di un file CSV.
6. Controlla l'anteprima: per ogni contenuto il numero di Registrazioni e il Saldo (dare − avere). Tieni conto degli avvisi gialli sottostanti (vedi sotto).
7. Clicca su Scarica file DATEV o Scarica pacchetto DATEV (ZIP) e passa il file al tuo consulente fiscale. L’esportazione compare poi nella Cronologia esportazioni e i documenti che contiene risultano trasferiti.

#Stato di trasferimento e cronologia esportazioni

allverto ricorda quali documenti erano contenuti in ogni esportazione scaricata. Un documento è una fattura, una nota di credito o una fattura passiva, un pagamento o una giornata di cassa.

• Nella scheda Documenti vedi tutti i documenti del periodo con la colonna Stato di trasferimento: Trasferito il … o Non trasferito. Sopra filtri per periodo, azienda e stato di trasferimento, come nel lotto di registrazioni. La colonna Immagine indica se esiste un PDF o un file per il documento.
• Sopra il contenuto è indicato quanti documenti del periodo sono già stati trasferiti.
• Nella scheda Cronologia esportazioni compare ogni esportazione con data e ora, periodo, contenuto, opzioni, numero di registrazioni, documenti e file, utente, nome del file e checksum (SHA-256). Così puoi dimostrare in qualsiasi momento quale file è andato al consulente fiscale.

#Immagini dei documenti e anagrafiche

• Includi immagini dei documenti: oltre al lotto di registrazioni, lo ZIP contiene i PDF archiviati delle fatture attive e delle note di credito, i file delle fatture passive (PDF, immagine o fattura elettronica) e un document.xml (interfaccia XML DATEV). Il link di ogni registrazione rimanda alla sua immagine (BEDI). Il consulente fiscale carica lo ZIP in DATEV Unternehmen online; registrazioni e immagini risultano collegate. Un pacchetto può contenere al massimo 300 MB di immagini, altrimenti dividi il periodo.
• Anagrafiche debitori/creditori: un secondo file EXTF (debitori/creditori) con nome, indirizzo, contatti e partita IVA di tutti i conti personali presenti nell’esportazione. I dati bancari non vengono trasferiti. Con debitore collettivo o creditore collettivo la parte corrispondente viene omessa.

#Come registra allverto

• Sconti e stralci sulle fatture attive vengono ripartiti per aliquota in proporzione come la fattura e registrati sul conto dell'aliquota corrispondente (ad es. SKR03 8736 per il 19%, 8731 per il 7%, 8743 per cessioni intracomunitarie, 2406/2401 per perdite su crediti). Così DATEV rettifica correttamente l'IVA; le operazioni esenti restano senza rettifica. Per vendite con l'IVA di un altro paese UE (OSS) la riduzione dei ricavi va sul conto ricavi di quel paese. Gli sconti ricevuti sulle fatture passive vengono ripartiti allo stesso modo per aliquota di IVA a credito.
• Le fatture passive vengono registrate alla data della fattura non appena sono contabilizzate in allverto. Se una fattura contabilizzata viene stornata o sbloccata per correzione, si crea una registrazione inversa nel mese dello storno o dello sblocco. Un periodo già esportato resta quindi invariato. Una fattura corretta e contabilizzata di nuovo compare al più presto nel mese in corso.
• Valuta estera: allverto converte documenti e pagamenti in valuta estera in euro al cambio del documento. Se una fattura in valuta viene pagata in euro, allverto registra la banca con l'importo effettivamente pagato e la differenza sui conti Utili o Perdite su cambi.
• I pagamenti ai fornitori vengono registrati sul conto di liquidità indicato quando si registra il pagamento (ad es. PayPal, carta di credito), sul conto cassa per i pagamenti in contanti, altrimenti sulla banca.
• Le registrazioni su conti dalla riconciliazione pagamenti (spese di sollecito e interessi pagati, conti liberi) sono sotto Pagamenti debitori: banca al conto relativo.

#Avvisi nell'anteprima

#Domande frequenti

#Quale conto cliente viene usato?

Con Per cliente, il numero conto cliente dalla finestra del cliente. I clienti senza numero conto cliente vengono registrati sul Cliente collettivo. allverto assegna automaticamente i numeri conto cliente tramite la serie numerica «Debitori» (vedi Serie numeriche).

#Posso esportare lo stesso periodo due volte?

Sì, il file viene generato ogni volta da capo. Perché le registrazioni non vengano importate due volte, scegli Non trasferiti in Stato di trasferimento: vengono inclusi solo i documenti che non sono ancora stati in nessuna esportazione (ad es. fatture passive registrate in seguito). Storni e correzioni delle fatture passive non modificano più un periodo già esportato – vengono inclusi come registrazione inversa nel mese dello storno.

#Qual è esattamente il formato del file?

Un file CSV nel formato DATEV «EXTF Buchungsstapel» (lotto di registrazioni) con set di caratteri Windows (Windows-1252). Le fatture vengono registrate al lordo su conti automatici – l'imposta la calcola DATEV. Non aprirlo né salvarlo in Excel: potrebbe alterarne il formato. Con immagini dei documenti o anagrafiche ricevi uno ZIP con il lotto di registrazioni, il file delle anagrafiche (EXTF debitori/creditori), il document.xml e i file dei documenti.