Creare e inviare un ordine d'acquisto

Gli ordini ai tuoi fornitori li gestisci in Acquisti → Ordini d'acquisto. Un ordine si apre in una finestra – come gli ordini clienti e gli articoli – ed è modificabile direttamente: fornitore, data di consegna, magazzino, nota, righe con quantità e PA. Salva (o Ctrl+S) applica le modifiche, Scarta le annulla; se chiudi la finestra con modifiche non salvate, allverto chiede conferma.

#Prima di iniziare

Può visualizzare gli ordini chi ha un ruolo con il permesso Visualizzare acquisti, fornitori e ordini d'acquisto. Per creare, modificare e inviare serve Creare ordini d'acquisto, per registrare l'entrata merci Registrare movimenti di magazzino, per approvare il permesso Approvare ordini d'acquisto (vedi sotto).

#Stato di un ordine d'acquisto

Anche una bozza inviata per approvazione è in sola lettura – prima Ritira richiesta di approvazione.

#L'elenco

Nella barra laterale sinistra, sotto Ordini d'acquisto, trovi i filtri come in JTL-Wawi: Aperti, Da approvare (solo quando qualcosa attende l'approvazione – con contatore), Consegnati parzialmente, Consegnati completamente e Annullati; le schede sopra l'elenco offrono inoltre Evasi e Tutti. Con il filtro Fornitore restringi l'elenco. Colonne, tra l'altro: Ordine, Fornitore, Dropshipping (numero d'ordine), Creato, Data di consegna (scaduta in rosso), Consegnato (solo merce registrata sulle righe – i casi da chiarire contano dopo il carico), Totale netto (nella valuta dell'ordine), Fatturato (fatture fornitore dell'ordine; in giallo se si discostano in più o in meno dal totale complessivo con sconto, supplemento piccole quantità e trasporto), Stato, CO e Solleciti di consegna. Gli ordini scaduti sono inoltre evidenziati a colori; tutti i ritardi a colpo d'occhio li vedi in Ritardi.

Se selezioni più ordini, in basso compare il pulsante Output (stampa, e-mail, salva …).

#Righe sotto l'elenco

Sotto l'elenco vedi le Righe dell'ultimo ordine selezionato: intestazione con numero ordine, fornitore, data, data di consegna, magazzino e totale, sotto cod. art., cod. art. fornitore, descrizione, ordinato, consegnato, aperto, unità, PA netto e importo. Con Vista → Mostra le righe sotto attivi o disattivi l'anteprima; l'altezza si regola con il divisore, con doppio clic o Ctrl+I si comprime. Tasto destro su una riga: Apri articolo, Aggiungi alla lista acquisti (ad es. per riordinare la quantità aperta), Copia valore.

#Passo dopo passo

1. In Acquisti → Ordini d'acquisto clicca su Nuovo ordine d'acquisto (anche nel menu Acquisti → Crea nuovo o con il tasto destro su un fornitore → Nuovo ordine d'acquisto …).
2. Scegli il Fornitore. Le righe si possono aggiungere solo dopo aver scelto un fornitore.
3. Aggiungi le righe con Aggiungi articolo… – gli articoli con articolo fornitore sono in alto. Quantità e PA netto provengono dall'articolo fornitore e sono modificabili. Senza un tuo PA vale lo scaglione prezzo d'acquisto del fornitore per la quantità ordinata; se cambi la quantità, la finestra ripropone il prezzo di scaglione finché non hai modificato il PA a mano. I prezzi d'acquisto hanno fino a 4 decimali (ad es. 0,0123 € per minuteria); il totale riga è arrotondato al centesimo. Se una quantità è inferiore alla quantità minima o non corrisponde all'unità di imballo, compare un avviso.
4. Scegli la Data di consegna prevista e in Consegna a il magazzino di destinazione – è preimpostato il Magazzino di destinazione predefinito del fornitore, altrimenti il magazzino predefinito. Una Nota (ad es. orari di consegna) compare in fondo all'ordine.
5. Clicca su Crea bozza. Se il valore minimo d'ordine del fornitore non è raggiunto, allverto mostra quanto manca.
6. Invia l'ordine dalla finestra dell'ordine:
   • Ordina via e-mail – parte come PDF al referente predefinito del fornitore (campo A, con Messaggio personale facoltativo), pulsante Invia ordine. L'ordine risulta poi ordinato e la mail compare nella scheda Messaggi del fornitore.
   • Oppure apri o scarica il PDF, invialo tu e poi Segna come ordinato.

#La finestra dell'ordine

A sinistra ci sono l'intestazione (Fornitore con il tuo numero cliente, Data di consegna, Consegna a) e le Righe. A destra trovi, a seconda dell'ordine:

• Condizioni – valore merce, sconto dagli scaglioni di sconto, supplemento per quantità ridotta, spese di trasporto e Totale netto dalle condizioni del fornitore.
• IVA – non presente per un fornitore esente IVA.
• Conferma d'ordine del fornitore – vedi sotto.
• Arretrati e solleciti di consegna – righe in ritardo, solleciti inviati e Invia sollecito di consegna.
• Costi accessori e costo d'acquisto effettivo – vedi sotto.
• Ricevimenti merci – entrate registrate con DDT e operatore.
• Nota e Approvazione (cronologia).

In alto a destra: PDF e – per ordini consegnati parzialmente o completamente – Reso a fornitore… (vedi Resi a fornitori). In basso a sinistra: Altre azioni (le stesse voci del menu contestuale) e Output.

#Quantità frazionarie (kg, l, m)

Gli articoli con unità divisibile si ordinano e si registrano anche in quantità frazionarie, ad es. 2,5 kg di spezie o 12,5 m di tessuto. Le unità divisibili sono kg, g, t, l, ml, cl, m, cm, mm, m² e m³ (l'unità è indicata nell'articolo). Le quantità hanno allora fino a 3 decimali – nell'ordine, nella conferma d'ordine, nella lista acquisti, nelle proposte d'ordine, nella richiesta di prezzo, nell'entrata merci (anche nell'app di magazzino), nei casi da chiarire e nei resi al fornitore. Gli articoli in pz e altre unità restano interi; allverto rifiuta una quantità frazionaria con un avviso.

Anche la quantità minima e l'unità di confezione dell'articolo fornitore possono essere frazionarie per gli articoli divisibili, ad es. una confezione da 0,5 kg. Un'unità di confezione pari a 1 vale per loro come «nessuna unità di confezione»: le proposte vengono allora arrotondate a 0,001 invece che a kg interi. Per una confezione da 1 kg inserisci la quantità come quantità minima.

#Conferma d'ordine (CO)

Non appena l'ordine è ordinato, nella sezione Conferma d'ordine del fornitore registri la conferma con Registra conferma: Numero conferma del fornitore, Data conferma, Data di consegna confermata, per ogni riga quantità, PA e data confermati, e una Nota. Con gli interruttori Applica data di consegna e Applica prezzi i valori confermati vengono ripresi nell'ordine. Lo stato diventa allora Conferma ricevuta o Conferma con scostamento; si modifica con Modifica conferma. Le date confermate contano per le Consegne in ritardo.

#Costi accessori e costo d'acquisto effettivo

Nella sezione Costi accessori e costo d'acquisto effettivo registri con Aggiungi costi trasporto, dogana, imballaggio o altro: Tipo di costo, Importo netto, Ripartizione (Per valore merce, Per quantità o Per peso) e facoltativamente una Descrizione. La tabella mostra per articolo PA, Quota costi, Costo effettivo e PA medio articolo. All'entrata merci il costo effettivo confluisce nel PA medio dell'articolo; sconto, supplemento per quantità ridotta e trasporto dalle condizioni sono inclusi automaticamente. I costi registrati dopo l'entrata merci vengono contabilizzati a posteriori da allverto per la quantità consegnata.

#Valuta d'ordine e azienda ordinante

Alla creazione l'ordine riprende la Valuta d'ordine del fornitore con il cambio del giorno (cambio aziendale in Impostazioni → Valute, altrimenti BCE) e l'Azienda ordinante del fornitore. Righe, totali, PDF e modello di stampa mostrano gli importi nella valuta dell'ordine; la finestra dell'ordine indica valuta e cambio. Mittente, logo, modello di stampa e layout e-mail provengono dall'azienda ordinante. Per PA medio, costo d'acquisto effettivo e valore di magazzino allverto converte la valuta estera in EUR con il cambio dell'ordine, così come la proposta di fattura fornitore. Se nella bozza cambi fornitore, valuta, cambio e azienda seguono il nuovo fornitore. Se per la valuta non esiste un cambio, l'ordine non si può creare: registra prima un cambio.

#Approvazione da parte dei responsabili

Con l'approvazione degli ordini, un ordine parte solo dopo che una persona autorizzata lo ha approvato. Si imposta in Acquisti → Impostazioni → Approvazione ordini d'acquisto:

• Approvazione necessaria: Disattivato, Sempre o Da valore d'ordine (campo Da valore d'ordine netto, importo compreso).
• Seconda approvazione da importo (interruttore, importo in Seconda approvazione da netto): gli ordini grandi vengono approvati anche da un'altra persona.
• Consentito approvare i propri ordini (interruttore): disattivato per impostazione predefinita (principio dei quattro occhi) – chi ha creato o inviato un ordine non lo approva da sé.
• Notifica anche via e-mail (interruttore): solo se l'invio e-mail è configurato.
• Per fornitore: interruttore Approvazione sempre nella finestra fornitore in Dati generali → Impostazioni (vale anche se l'approvazione è altrimenti disattivata).

Può approvare chi ha un ruolo con il permesso Approvare ordini d'acquisto (titolare, Amministrazione e il modello di ruolo Responsabile acquisti; configurabile in Ruoli e autorizzazioni).

Procedura

1. Crea la bozza, poi Invia per approvazione … (con messaggio facoltativo). Le persone autorizzate ricevono una notifica (campanella in alto a destra).
2. L'ordine compare nella vista Da approvare con Approvazione in sospeso (con due livelli poi Seconda approvazione in sospeso) ed è fino ad allora in sola lettura.
3. Chi approva sceglie Approva … (facoltativamente con commento, anche per più ordini selezionati) o Rifiuta … (il motivo è obbligatorio).
4. Rifiutato: l'ordine torna una bozza (Rifiutato), il motivo compare in alto nella finestra dell'ordine. Rielaboralo e invialo di nuovo.
5. Approvato: ora sono disponibili Segna come ordinato e Ordina via e-mail. Prima entrambi sono bloccati – anche per azioni di massa e automazioni.

Chi vuole annullare un invio o un'approvazione sceglie Ritira richiesta di approvazione. Se in un ordine approvato ma non ancora ordinato cambiano righe, quantità, prezzi o il fornitore, l'approvazione decade – la finestra dell'ordine lo segnala prima del salvataggio. Nota, data di consegna e magazzino non hanno effetto. Chi ha inviato, approvato o rifiutato e quando, con commento, è indicato nella sezione Approvazione della finestra dell'ordine e nel registro delle modifiche.

#La merce è arrivata

Nell'ordine scegli Ricevimento merci nell'app di magazzino (pulsante in basso nella finestra dell'ordine o tasto destro) – l'app di magazzino si apre in una nuova scheda direttamente con questo ordine. Lì scansioni la merce e la registri, vedi Registrare l'entrata merci e Entrata merci nell'app di magazzino. Vale per magazzini standard e WMS. Sono possibili consegne parziali e in eccesso; allverto conteggia la quantità consegnata dalle registrazioni.

La merce che registri all'entrata come caso da chiarire non conta come consegnata e non entra nel PA medio. Solo quando carichi il caso da chiarire, allverto include la quantità nella media con il PA della riga d'ordine (altrimenti dell'articolo fornitore).

Se in un ordine consegnato parzialmente il residuo non arriverà più, scegli Chiudi (non attendere il residuo). L'ordine risulta allora consegnato e le quantità mancanti ricompaiono nelle proposte d'ordine.

Se la merce non arriva in tempo, ricordalo al fornitore con un sollecito di consegna – vedi Consegne in ritardo e solleciti di consegna. Se la merce è difettosa o errata, la rispedisci con un reso a fornitore.

#Dropshipping

Gli ordini in dropshipping (consegna diretta) nascono dagli ordini clienti: il fornitore consegna direttamente al cliente e non c'è entrata merci. Righe, fornitore e magazzino provengono dall'ordine cliente; è modificabile solo la nota. Nella sezione Dropshipping vedi ordine e indirizzo di consegna; quando il fornitore consegna, inserisci con Registra spedizione … Numero di tracking, Corriere e Spedito il – l'ordine cliente risulta allora spedito. Automatismo, e-mail al fornitore e allegato DDT si impostano in Acquisti → Impostazioni → Dropshipping; quali fornitori e articoli vanno in dropshipping in Fornitori.

#Altre azioni

Nel menu contestuale dell'elenco (molte anche per più ordini) e in Altre azioni nella finestra dell'ordine:

• Apri, Modifica … (apre la finestra dell'ordine)
• Documento → Mostra PDF, Scarica PDF
• Output – stampa, e-mail, salva, esporta, anteprima
• Ordina via e-mail … (per ordini già ordinati Invia via e-mail …)
• Segna come ordinato
• Invia per approvazione …, Approva …, Rifiuta …, Ritira richiesta di approvazione – solo per bozze che richiedono approvazione
• Ricevimento merci nell'app di magazzino
• Chiudi (non attendere il residuo)
• Duplica … – nuova bozza con le stesse righe
• Registra fattura passiva … – precompilata con fornitore e ordine, vedi Fatture passive; richiede il permesso Registrare pagamenti, riconciliare estratti conto, inviare solleciti e registrare fatture passive. Sconto, supplemento piccole quantità e trasporto dell'ordine si aggiungono come righe proprie – solo nella prima fattura fornitore dell'ordine; gli ordini in valuta estera allverto li converte in EUR con il loro cambio
• Apri fornitore
• Storna … – solo bozze e ordini già ordinati senza entrata merci
• Elimina bozza