Digitaler Bon, E-Mail-Bon und Belegausgabe
Je Kasse festlegen, ob der Bon gedruckt, digital per QR-Code bzw. E-Mail ausgegeben oder jedes Mal nachgefragt wird; was der Kunde auf der Seite des digitalen Bons sieht und was rechtlich zu beachten ist.
Statt eines Papierbons kann die Kasse einen digitalen Bon ausgeben: Der Kunde scannt einen QR-Code mit dem Handy oder bekommt den Bon per E-Mail. Was nach jedem Verkauf passiert, stellst du je Kasse ein.
Belegausgabe einstellen
- Verkauf → Einstellungen, links unter Kasse die Kasse anklicken.
- Reiter Bonvorlage, oben der Bereich Belegausgabe.
- Unter Nach dem Verkauf wählen und Speichern:
| Einstellung | Was die Kasse macht |
|---|---|
| Bon drucken (Standard) | Nach jedem Verkauf wird der Bon gedruckt (oder als PDF im Browser). |
| Digitaler Bon (QR-Code/E-Mail) | Kein Ausdruck: Die Kasse zeigt sofort einen QR-Code mit dem Link zum digitalen Bon und bietet den Versand per E-Mail an. |
| Jedes Mal nachfragen | Nach jedem Verkauf fragt die Kasse „Wie möchte der Kunde den Bon?“ – Gedruckt, Digital (QR-Code) oder Per E-Mail. |
Ändern darf es, wessen Rolle das Recht Kasse einrichten (Filialen, Kassen, TSE, Terminals, Bon) hat. Im Reiter Kasseneinstellungen siehst du die aktuelle Wahl unter Bon nach dem Verkauf und kommst über Belegausgabe ändern… hierher.
An der Kasse
Im Belegdialog nach dem Bezahlen stehen unabhängig von der Einstellung immer Digitaler Bon, E-Mail, PDF und Drucken zur Wahl:
- Digitaler Bon zeigt einen großen QR-Code: „Digitalen Bon mit der Handykamera abrufen“. Darunter steht der Link.
- E-Mail öffnet das Feld E-Mail-Adresse des Kunden; Bon senden verschickt den Bon als PDF-Anhang mit dem Link zum digitalen Bon.
Auch frühere Bons gibst du so aus: Menü → Alle Bons, Bon wählen, dann Drucken, PDF, Digitaler Bon (QR-Code zum Abfotografieren) oder E-Mail – praktisch, wenn der Kunde den Bon später noch einmal braucht.
Läuft ein Kundendisplay, zeigt es nach dem Bezahlen den QR-Code des digitalen Bons – der Kunde kann ihn direkt dort scannen.
Was der Kunde sieht
Der QR-Code führt auf die Seite Ihr Kassenbon – ohne Anmeldung. Dort stehen der vollständige Bon mit allen Pflichtangaben und dem TSE-QR-Code und der Knopf Als PDF speichern. Der digitale Bon sieht aus wie der gedruckte – mit Kopf- und Fußtext und dem Bondesign aus der Bonvorlage (siehe Kasse einrichten). Der Link enthält einen langen, zufälligen Schlüssel; wer ihn hat, kann den Bon sehen. Die Seite weist den Kunden darauf hin, den Link nur weiterzugeben, wenn andere den Bon sehen dürfen.
Rechtliches
Die Belegausgabepflicht (§ 146a Abs. 2 AO) erfüllt ein elektronischer Bon, wenn der Kunde zustimmt (AEAO zu § 146a Nr. 6). Möchte der Kunde einen Papierbon, druckst du ihn. Ob und wie du den digitalen Bon einsetzt, stimmst du am besten mit deinem Steuerberater ab.