Ein- und Auszahlung, Tagesabschluss, X- und Z-Bon, Kassenbuch

Bargeld, das nicht aus Verkäufen stammt, buchst du als Ein- oder Auszahlung. Am Ende des Tages führt dich der Tagesabschluss-Assistent durch Kassensturz und Z-Bon. Den Überblick über alle Kassen hast du im Kassenbuch.

#Ein- und Auszahlung

Menü → Ein- und Auszahlung:

1. Art wählen:
   • Wechselgeld – Anfangsbestand zu Beginn in die Kasse legen.
   • Einzahlung – Bargeld in die Kasse legen, z. B. aus dem Tresor.
   • Entnahme – Bargeld herausnehmen, z. B. für Bank, Tresor oder Auslagen.
   • Trinkgeld-Auszahlung – Trinkgeld der Mitarbeiter bar aus der Kasse geben, z. B. das per Karte gegebene Trinkgeld. Höchstens der Trinkgeldbestand der Kasse, den die Kasse dabei anzeigt; dafür braucht es das Recht Trinkgeld an Mitarbeiter auszahlen.
2. Betrag über das Tastenfeld eingeben.
3. Bei Einzahlung und Entnahme einen Buchungsgrund antippen; einen eigenen Text schreibst du über + Eigener Text (ohne gepflegte Gründe gleich ins Textfeld). Wechselgeld braucht keinen Grund.
4. Wechselgeld buchen, Einzahlung buchen bzw. Entnahme buchen.

Ein- und Auszahlung erreichst du auch über das Geldschein-Symbol oben in der Kasse (siehe Kassenbestand auf einen Blick). Die Rechte sind getrennt: Einzahlungen und Wechselgeld an der Kasse buchen für Wechselgeld und Einzahlung, Entnahmen an der Kasse buchen für Entnahmen. Buchungsgründe pflegst du unter Verkauf → Einstellungen → Kasse → Gründe (Buchungsgründe Einzahlung bzw. Entnahme). Sobald dort ein Grund gepflegt ist, muss einer gewählt werden – siehe Kasseneinstellungen.

#Tagesabschluss Schritt für Schritt

Menü → Tagesabschluss öffnet den Assistenten mit vier Schritten – an Kassen mit Kartenterminal mit fünf:

1. Geparkte Bons – Bons, die an dieser Kasse geparkt sind, müssen vor dem Z-Bon abgeschlossen sein (wie bei JTL-POS): Fortsetzen und bezahlen, einzeln Löschen oder Alle löschen (Belegabbruch) – jeweils mit Grund. Erst dann geht es weiter; ist an der Kasse noch ein Bon offen, bezahle oder breche ihn vorher ab. Ohne geparkte und offene Bons startet der Assistent gleich beim Kassensturz.
2. Kassensturz – zähle Scheine und Münzen. Tippe eine Zeile an und gib die Anzahl über das Tastenfeld ein (Enter springt zur nächsten Zeile) oder nutze Plus und Minus. Rechts stehen Gezählt, Soll laut Kassenbuch und die Differenz. Über den Knopf X-Bon (Zwischenbericht) siehst du zwischendurch den X-Bon.
3. Barentnahme – Bargeld abschöpfen, z. B. für Bank oder Tresor. Betrag eingeben oder Alle Scheine, Scheine ab 20 € bzw. Alles antippen, Buchungsgrund wählen und Entnahme buchen – oder Ohne Entnahme weiter. Entnommen wird aus den gezählten Scheinen und Münzen; der Rest bleibt als Wechselgeld.
4. Kassenschnitt (nur mit Kartenterminal, optional) – Kassenschnitt starten schließt die Kartenumsätze am Terminal ab; die Kasse zeigt das Ergebnis und den Beleg vom Terminal. Weiter zum Z-Bon bzw. Ohne Kassenschnitt weiter geht zum letzten Schritt (siehe Kassenschnitt am Kartenterminal).
5. Z-Bon – Übersicht mit Gezählt, Entnahme, Soll und Differenz sowie Bons und Umsatz seit dem letzten Abschluss. Optional eine Notiz zum Abschluss (z. B. Grund einer Differenz), dann Z-Bon erstellen und bestätigen.

Der Z-Bon schließt alle Bons seit dem letzten Abschluss ab und ist endgültig. Eine Differenz bucht die Kasse als eigenen Bon (Kassendifferenz); danach stimmt der Kassenbestand mit der Zählung überein. Z-Bon drucken druckt ihn, Fertig schließt den Assistenten.

Umsatz brutto auf X- und Z-Bon enthält keine durchlaufenden Posten: Zahlungen auf Aufträge, Gutscheinverkauf, Pfand und Trinkgeld der Mitarbeiter stehen getrennt unter Durchlaufende Posten – wie im DSFinV-K-Export. Der Abschnitt Trinkgeld zeigt eingenommenes und ausgezahltes Trinkgeld und den Trinkgeldbestand der Kasse. Der Z-Bon trägt außerdem die Softwareversion von allverto.

#Wer darf was?

#X-Bon (Zwischenbericht)

Der X-Bon zeigt Umsätze und Kassenbestand seit dem letzten Abschluss, ohne abzuschließen – beliebig oft, er bucht nichts. Du öffnest ihn über Menü → X-Bon (Zwischenbericht) (Gruppe Vorgänge) oder über X-Bon am Geldschein-Symbol oben, ohne den Tagesabschluss zu öffnen:

1. Kassensturz – Bargeld zählen: Scheine und Münzen zählen wie im Tagesabschluss. Die Kasse zeigt Gezählt, Soll und Differenz – ohne das Recht Kassenbestand an der Kasse anzeigen nur Gezählt (blind).
2. Weiter zum X-Bon – der X-Bon mit dem Zählergebnis. Wer nicht zählen will, tippt Ohne Zählen.
3. X-Bon drucken druckt ihn, Aktualisieren lädt den aktuellen Stand, Zählen führt zurück zum Kassensturz.

Im Tagesabschluss öffnet der Knopf X-Bon (Zwischenbericht) den X-Bon; Zurück zum Abschluss führt zurück. Dafür braucht es das Recht Zwischenbericht (X-Bon) an der Kasse.

#Kassenschnitt am Kartenterminal

Der Kassenschnitt ist der Tagesabschluss des Kartenterminals: Er schließt die Kartenumsätze ab und reicht sie beim Zahlungsdienstleister ein. Du löst ihn an Kassen mit Terminal auf zwei Wegen aus:

• im Tagesabschluss im Schritt Kassenschnitt oder
• jederzeit über Menü → Kassenschnitt am Terminal (Gruppe Gerät).

Kassenschnitt starten spricht das Terminal an. Danach zeigt die Kasse, ob es geklappt hat, und – soweit das Terminal einen liefert – den Beleg vom Terminal. Jeder Kassenschnitt steht im Kassenprotokoll. SumUp und Stripe brauchen keinen Kassenschnitt; die Kasse meldet das dann nur.

#Kassenprotokoll an der Kasse

Menü → Kassenprotokoll (Gruppe Vorgänge) zeigt die Ereignisse dieser Kasse: TSE-Ausfälle, Anmeldungen und Bedienerwechsel, Schublade, geparkte Bons, digitale und E-Mail-Bons, Kartenerstattungen, Kassenschnitte und geänderte Einstellungen. Vorgabe sind die letzten 30 Tage; den Zeitraum änderst du oben rechts. Du kannst im Protokoll suchen und nach der Art filtern. Dafür braucht es das Recht Kassenprotokoll an der Kasse ansehen; ohne Recht fehlt der Eintrag im Menü.

Scheitert eine Buchung, nachdem die TSE schon signiert hat (z. B. weil die Verbindung abbricht), steht die TSE-Transaktion als TSE ohne Bon mit Transaktionsnummer im Kassenprotokoll – so bleibt die Lücke bei einer Kassen-Nachschau erklärbar. Alles, was noch scheitern kann (Lagerplatz, Rechnung, Rechnungskorrektur), prüft die Kasse vor der Signatur.

#Kassenbuch

Im ERP findest du das Kassenbuch unter Verkauf → Kassenbuch – im Bereichsmenü im Abschnitt Kasse direkt unter Kasse öffnen, in der linken Leiste ebenfalls unter Kasse öffnen. Der Eintrag erscheint, sobald eine Kasse eingerichtet ist. Dort gibt es:

• Kassenbuch – Bargeldbewegungen mit Anfangsbestand, Endbestand und laufendem Bestand
• Tagesumsatz – je Kasse und Zahlungsart (Bar, Karte, Gutschein / Rechnung / Sonstige; eigene Zahlungsarten stehen unter Sonstige)
• Bons und Z-Bons

Filtere nach Kasse (Alle Kassen oder eine bestimmte) und Zeitraum. Zum Kassenbuch braucht man das Recht Kassenbuch, Kassenauswertung und DSFinV-K-Export.

Das Recht Kassenbuch, Kassenauswertung und DSFinV-K-Export genügt – das Recht Kasse bedienen braucht es dafür nicht. Der Tagesumsatz weist durchlaufende Posten (Zahlungen auf Aufträge, Gutscheinverkauf, Pfand, Trinkgeld) in einer eigenen Spalte aus; sie zählen nicht zum Kassenumsatz. Z-Bons zeigt die Abschlüsse im gewählten Zeitraum. Bei sehr vielen Einträgen weisen Bons (höchstens 2.000), Z-Bons (1.000) und Kassenbuch (20.000) darauf hin, den Zeitraum einzuschränken.

#DSFinV-K-Export für die Kassen-Nachschau

Wähle eine Kasse und klicke auf DSFinV-K-Export. Du bekommst eine ZIP-Datei mit allen Z-Bons im Zeitraum im Format, das das Finanzamt bei einer Kassen-Nachschau erwartet. Der Export enthält auch:

• Belegabbrüche (geleerte Bons und gelöschte geparkte Bons) mit Betrag 0,
• Trinkgeld als eigenen Geschäftsvorfall (an Arbeitnehmer ohne Umsatzsteuer, an den Arbeitgeber mit Steuer),
• Pfand und Pfandrückzahlung als eigene Geschäftsvorfälle,
• Einzweckgutscheine – Verkauf versteuert, Einlösung ohne erneute Steuer. Ob ein Gutschein-Artikel ein Einzweckgutschein ist, stellst du im Artikel im Reiter Preise mit dem Schalter Einzweckgutschein ein,
• das TSE-Zertifikat und die Kassen-ID extern, falls du sie eingetragen hast (siehe TSE-Export und ELSTER-Meldung),
• Bezüge von Storno und Retoure auf den Ursprungsbon mit dessen Bonnummer und Kasse – bei einer Retoure im Warenkorb je Position,
• jede TSE, mit der im Zeitraum signiert wurde, mit eigener TSE-ID (z. B. nach dem Wechsel von der Cloud-TSE zur Hardware-TSE),
• die Softwareversion von allverto zum jeweiligen Z-Bon.