Rückstände und Liefermahnungen
Überfällige Lieferantenbestellungen im Blick behalten und Lieferanten per Liefermahnung erinnern – einzeln, für mehrere Bestellungen oder automatisch.
Unter Einkauf → Rückstände siehst du alle Lieferantenbestellungen, deren Ware überfällig ist. Von hier aus erinnerst du die Lieferanten mit einer Liefermahnung per E-Mail.
Wann gilt eine Bestellung als Rückstand?
Eine Bestellung steht in der Liste, wenn sie Bestellt oder Teilgeliefert ist, noch Menge offen hat und der Termin einer offenen Position um mehr als die Karenztage überschritten ist. Als Termin zählt:
- der bestätigte Termin der Position aus der Auftragsbestätigung (AB),
- sonst der bestätigte Liefertermin der AB,
- sonst der Liefertermin der Bestellung.
Streckengeschäft-Bestellungen erscheinen nicht. Über der Liste steht, wie viele Karenztage gelten und ob die automatische Liefermahnung an ist.
Die Liste
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Bestellung | Bestellnummer. Doppelklick öffnet die Bestellung. |
| Lieferant | Lieferant der Bestellung. |
| Fällig seit | Frühester überfälliger Termin. |
| Verzug | Tage seit diesem Termin. Ab 15 Tagen ist die Zeile rot markiert. |
| Offene Positionen | Offene Menge je Artikel, z. B. „5 × Schraube M4“. |
| Offen (Menge), Offen (Wert) | Noch nicht gelieferte Menge und ihr Wert, mit Summe. |
| AB | Bestätigt oder Abweichung, wenn eine Auftragsbestätigung erfasst ist. |
| Liefermahnungen | Wie oft schon gemahnt wurde und wann zuletzt. |
| E-Mail Lieferant | Ausgeblendet; über die Spaltenauswahl einblendbar. |
Filter
- Lieferant – nur die Bestellungen eines Lieferanten.
- Karenz – Mit Karenz (Standard) oder Ohne Karenz (alle überfälligen), also schon ab dem ersten Tag nach dem Termin.
Schritt für Schritt: Liefermahnung senden
- Rechtsklick auf die Bestellung → Liefermahnung senden ….
- Prüfe im Popup den Empfänger An (vorbelegt mit der E-Mail-Adresse des Lieferanten).
- Betreff und Text kommen aus der E-Mail-Vorlage „Liefermahnung“ und lassen sich hier anpassen.
- Klick auf Senden. Die Mahnung wird an der Bestellung gezählt (Spalte Liefermahnungen).
Auch im Bestellfenster kannst du im Abschnitt Rückstand und Liefermahnungen mahnen und siehst dort alle bisherigen Liefermahnungen.
Mehrere Bestellungen auf einmal mahnen
- Markiere die Bestellungen.
- Klick auf … Liefermahnungen senden und bestätige.
- Je Bestellung geht eine E-Mail mit der Standardvorlage „Liefermahnung“ an den Lieferanten. Lieferanten ohne E-Mail-Adresse werden übersprungen; die Rückfrage nennt ihre Anzahl.
Einstellungen und automatische Liefermahnung
Über Einstellungen in der Werkzeugleiste öffnest du das Popup Liefermahnung – Einstellungen:
| Feld | Bedeutung | Standard |
|---|---|---|
| Karenztage | Tage nach dem Termin, bevor eine Bestellung als Rückstand gilt und gemahnt wird. | 3 |
| Abstand | Tage zwischen zwei automatischen Mahnungen. | 7 |
| Höchstens | Höchstzahl automatischer Mahnungen je Bestellung. | 3 |
Die Automatische Liefermahnung ist standardmäßig aus. Du schaltest sie mit Aktivieren ein (mit Rückfrage) und mit Deaktivieren wieder aus. Ist sie aktiv, bekommt werktags um 7 Uhr jeder Lieferant mit überfälligen Positionen eine Liefermahnung nach der E-Mail-Vorlage „Liefermahnung“ – unter Beachtung von Karenztagen, Abstand und Höchstzahl. Das Popup zeigt, seit wann die Automatik aktiv ist.
Rechte
Die Rückstandsliste sieht, wer das Recht Einkauf, Lieferanten und Bestellungen ansehen hat. Liefermahnungen senden und die Einstellungen ändern braucht das Recht Bestellungen anlegen.