Entradas y salidas de efectivo, cierre diario, informes X y Z, libro de caja

El efectivo que no procede de ventas se registra como entrada o salida de efectivo. Al final del día, el asistente de cierre diario te guía por el arqueo y el informe Z. En el libro de caja tienes la visión de conjunto de todos los TPV.

#Entradas y salidas de efectivo

Menú → Entrada y salida de caja:

1. Elige el tipo:
   • Fondo de cambio: poner el saldo inicial en la caja al empezar.
   • Ingreso: poner efectivo en la caja, p. ej., de la caja fuerte.
   • Retirada: sacar efectivo, p. ej., para el banco, la caja fuerte o gastos.
   • Pago de propinas: entregar en efectivo de la caja las propinas del personal, p. ej. las dadas con tarjeta. Como máximo el saldo de propinas de la caja, que el TPV muestra; requiere el permiso Pagar propinas al personal.
2. Introduce el importe con el teclado numérico.
3. En ingresos y retiradas, toca un Motivo del asiento; un texto propio lo escribes con + Texto propio (si no hay motivos definidos, directamente en el campo de texto). El fondo de cambio no necesita motivo.
4. Registrar Fondo de cambio, Registrar Ingreso o Registrar Retirada.

A Entrada y salida de caja también llegas con el icono de billete de la parte superior del TPV (consulta Saldo de caja de un vistazo). Los permisos están separados: Registrar ingresos y cambio en el TPV para el fondo de cambio y los ingresos, Registrar retiradas en el TPV para las retiradas. Los motivos de asiento se gestionan en Ventas → Configuración → TPV → Motivos (Motivos de entrada de efectivo o Motivos de retirada de efectivo). En cuanto hay un motivo definido, hay que elegir uno; consulta Configuración del TPV.

#Cierre diario paso a paso

Menú → Cierre diario abre el asistente con cuatro pasos; en TPV con terminal de tarjetas, con cinco:

1. Tiques aparcados: los tiques aparcados en este TPV deben cerrarse antes del informe Z (como en JTL-POS): Continuar y cobrar, Borrar uno a uno o Eliminar todos (transacción cancelada), siempre con motivo. Solo entonces se puede seguir; si en el TPV aún hay un tique abierto, cóbralo o cancélalo antes. Si no hay tiques aparcados ni abiertos, el asistente empieza directamente en el arqueo.
2. Arqueo: cuenta billetes y monedas. Toca una fila e introduce la cantidad con el teclado numérico (Enter salta a la fila siguiente) o usa más y menos. A la derecha aparecen Contado, Teórico según libro de caja y la Diferencia. Con el botón Informe X (informe intermedio) ves el informe X en cualquier momento.
3. Retirada de efectivo: retirar efectivo, p. ej., para el banco o la caja fuerte. Introduce el importe o toca Todos los billetes, Billetes desde 20 € o Todo, elige el motivo del asiento y pulsa Registrar retirada, o bien Continuar sin retirada. Se retira de los billetes y monedas contados; el resto queda como fondo de cambio.
4. Cierre del terminal (solo con terminal de tarjetas, opcional): Iniciar cierre del terminal cierra las ventas con tarjeta en el terminal; el TPV muestra el resultado y el Comprobante del terminal. Continuar al informe Z o Continuar sin cierre del terminal lleva al último paso (consulta Cierre en el terminal de tarjetas).
5. Informe Z: resumen con contado, retirada, teórico y diferencia, así como los tiques y las ventas desde el último cierre. Opcionalmente, una Nota del cierre (p. ej., el motivo de una diferencia); luego Crear informe Z y confirmar.

El informe Z cierra todos los tiques desde el último cierre y es definitivo. El TPV registra una diferencia como tique propio (Descuadre de caja); después, el saldo de caja coincide con el recuento. Imprimir informe Z lo imprime y Listo cierra el asistente.

Las ventas brutas del informe X y Z no incluyen partidas transitorias: los pagos de pedidos, la venta de vales, los envases y las propinas del personal figuran por separado en Partidas transitorias, como en la exportación DSFinV-K. La sección Propinas muestra las propinas cobradas y pagadas y el saldo de propinas de la caja. El informe Z indica además la versión del software allverto.

#¿Quién puede hacer qué?

#Informe X (informe intermedio)

El informe X muestra las ventas y el saldo de caja desde el último cierre, sin cerrar; tantas veces como quieras, no registra nada. Lo abres con Menú → Informe X (informe intermedio) (grupo Operaciones) o con Informe X en el icono de billete de arriba, sin abrir el cierre diario:

1. Arqueo de caja: cuenta billetes y monedas como en el cierre diario. El TPV muestra Contado, el teórico y la Diferencia; sin el permiso Mostrar el saldo de caja en el TPV, solo Contado (a ciegas).
2. Ir al informe X: el informe X con el resultado del recuento. Quien no quiera contar toca Sin contar.
3. Imprimir informe X lo imprime, Actualizar carga el estado actual y Contar vuelve al arqueo.

En el cierre diario, el botón Informe X (informe intermedio) abre el informe X; Volver al cierre te lleva de vuelta. Para ello se necesita el permiso Informe intermedio (informe X) en el TPV.

#Cierre en el terminal de tarjetas

El cierre del terminal es el cierre diario del terminal de tarjetas: cierra las ventas con tarjeta y las envía al proveedor de servicios de pago. En los TPV con terminal lo inicias de dos maneras:

• en el cierre diario, en el paso Cierre del terminal, o
• en cualquier momento con Menú → Cierre en el terminal (grupo Dispositivo).

Iniciar cierre del terminal se comunica con el terminal. Después, el TPV muestra si ha funcionado y, si el terminal lo proporciona, el Comprobante del terminal. Cada cierre del terminal queda en el registro del TPV. SumUp y Stripe no necesitan cierre del terminal; en ese caso el TPV solo lo indica.

#Registro del TPV en el TPV

Menú → Registro del TPV (grupo Operaciones) muestra los eventos de este TPV: fallos de la TSE, inicios de sesión y cambios de operador, cajón, tiques aparcados, tiques digitales y por correo, reembolsos con tarjeta, cierres del terminal y cambios de configuración. De forma predeterminada se muestran los últimos 30 días; el periodo se cambia arriba a la derecha. Puedes buscar en el registro y filtrar por tipo. Para ello se necesita el permiso Ver el registro de caja en el TPV; sin él, la entrada no aparece en el menú.

Si un registro falla después de que la TSE ya haya firmado (p. ej. porque se corta la conexión), la transacción TSE figura en el registro del TPV como TSE sin tique con su número de transacción; así el hueco sigue siendo explicable en una inspección de caja. Todo lo que aún puede fallar (ubicación, factura, factura rectificativa) el TPV lo comprueba antes de firmar.

#Libro de caja

En el ERP encontrarás el libro de caja en Ventas → Libro de caja: en el menú del área, en la sección TPV, justo debajo de Abrir TPV, y en la barra lateral izquierda también debajo de Abrir TPV. La entrada aparece en cuanto hay un TPV configurado. Allí encontrarás:

• Libro de caja: movimientos de efectivo con Saldo inicial, Saldo final y saldo acumulado
• Ventas diarias: por TPV y forma de pago (Efectivo, Tarjeta, Vale / factura / otros; las formas de pago propias aparecen en Otros)
• Tiques e Informes Z

Filtra por TPV (Todos los TPV o uno concreto) y por periodo. Para el libro de caja se necesita el permiso Libro de caja, informes del TPV y exportación DSFinV-K.

Basta el permiso Libro de caja, evaluación del TPV y exportación DSFinV-K; no se necesita el permiso Usar el TPV. Ventas diarias muestra las partidas transitorias (pagos de pedidos, venta de vales, envases, propinas) en una columna aparte; no cuentan como ventas del TPV. Informes Z muestra los cierres del periodo elegido. Con muchísimas entradas, Tiques (máx. 2.000), Informes Z (1.000) y Libro de caja (20.000) indican que conviene limitar el periodo.

#Exportación DSFinV-K para la inspección de caja

Elige un TPV y haz clic en Exportación DSFinV-K. Obtienes un archivo ZIP con todos los informes Z del periodo en el formato que espera la Agencia Tributaria alemana en una inspección de caja (Kassen-Nachschau). La exportación también incluye:

• tiques cancelados (tiques vaciados y tiques aparcados eliminados) con importe 0,
• propina como operación propia (para empleados sin IVA, para el empleador con IVA),
• envase y devolución de envase como operaciones propias,
• vales univalentes: la venta tributa, el canje no vuelve a tributar. Si un artículo de vale es un vale univalente lo defines en el artículo, pestaña Precios, con el interruptor Vale univalente,
• el certificado de la TSE y el ID de TPV externo, si lo has introducido (consulta Exportación TSE y comunicación ELSTER),
• las referencias de anulaciones y devoluciones al tique original con su número y su TPV; en una devolución en el carrito, por posición,
• cada TSE con la que se firmó en el periodo, con su propio ID de TSE (p. ej. tras pasar de la TSE en la nube a una TSE física),
• la versión del software allverto de cada informe Z.