Zwischen Mandanten kopieren und verschieben

Arbeitest du in mehreren Mandanten (zum Beispiel in zwei eigenen Firmen), kannst du Artikel und Aufträge von einem Mandanten in den anderen übertragen. Die Mandanten bleiben dabei strikt getrennt: allverto liest im Mandanten, in dem du gerade arbeitest (Quelle), und legt im gewählten Ziel-Mandanten neue Datensätze an. Nichts wird geteilt oder verknüpft.

#Voraussetzungen

• Du bist in beiden Mandanten aktives Mitglied. Wechseln und weitere Mandanten hinzufügen erklärt Mehrere Mandanten.
• Der Ziel-Mandant ist freigeschaltet (Testphase oder Abo). Mandanten in Prüfung, mit abgelaufener Testphase oder gesperrte Mandanten erscheinen im Dialog mit Grund, sind aber nicht wählbar.
• Deine Rolle hat in beiden Mandanten die passenden Rechte:

Die Menüeinträge erscheinen nur, wenn du in mehr als einem Mandanten Mitglied bist.

#Artikel kopieren oder verschieben

1. Öffne Artikel und markiere einen oder mehrere Artikel (Mehrfachauswahl mit Strg oder Umschalt).
2. Rechtsklick → In anderen Mandanten kopieren… oder In anderen Mandanten verschieben….
3. Wähle den Ziel-Mandanten. allverto zeigt sofort eine Vorschau – übertragen wird erst beim Klick auf die Schaltfläche unten rechts.
4. Lege fest, was passiert, wenn es die Artikelnummer im Ziel schon gibt:
   • Überschreiben – Stammdaten, Texte, Preise, Attribute, Kategorien und Bilder des Zielartikels werden ersetzt. Bestand und Kanalpreise im Ziel bleiben. Das geht nur bei gleicher Art (Einzelartikel, Vaterartikel oder Kind desselben Vaters).
   • Mit Zusatz neu anlegen – der Artikel wird mit einem Zusatz an der Nummer angelegt, z. B. ESP-500-K. Ist auch die belegt, zählt allverto weiter (ESP-500-K2 …).
   • Überspringen – der Artikel wird nicht übertragen.
5. Optional: Lieferanten-Zuordnung übernehmen – die Lieferantenartikel (Einkaufspreis, Lieferanten-Artikelnummer) gehen mit, Lieferanten werden im Ziel per Name zugeordnet oder angelegt.
6. Prüfe die Vorschau und klicke auf … Artikel kopieren bzw. … verschieben.

#Was übertragen wird

• Stammdaten, Beschreibungen und Übersetzungen (alle Sprachen), SEO-Texte, Maße, Gewichte, Zoll- und Gefahrgutangaben.
• Preise einschließlich Staffel-, Kundengruppen- und Sonderpreisen – ohne kanalbezogene Preise, weil Verkaufskanäle je Mandant getrennt sind.
• Bilder und Videos: Die Dateien werden in den Speicherbereich des Ziels kopiert; Hauptbild und Reihenfolge bleiben.
• Merkmale und Merkmalwerte, Attribute, Kategorien, Hersteller, Warengruppen, Labels, Versandklassen, eigene Felder und Einheiten – im Ziel per Name zugeordnet. Fehlt ein Eintrag, legt allverto ihn an (bei Kategorien mit allen Oberkategorien). Die Vorschau zeigt unter Stammdaten im Ziel, was zugeordnet und was angelegt wird.
• Varianten: Wählst du einen Vater- oder Kindartikel, wird immer die ganze Familie übertragen – Vaterartikel, alle Kinder, Variationen, Werte und Kombinationen. Geerbte und eigene Werte der Kinder bleiben wie in der Quelle.
• Stücklisten (Sets), Fertigungsstücklisten und Konfigurationsartikel: Komponenten werden per Artikelnummer im Ziel gesucht (auch unter den gerade mitübertragenen Artikeln). Fehlt eine Komponente, wird sie ausgelassen und in der Vorschau genannt.

#Verschieben

Verschieben = kopieren und den Artikel im aktuellen Mandanten archivieren (auf inaktiv setzen). Gelöscht wird nichts: Historie, Aufträge und Belege behalten ihren Artikel. Verschieben geht nur, solange der Artikel (bzw. kein Artikel seiner Variantenfamilie) Bestand, Reservierungen oder offene Aufträge hat – sonst steht der Grund in der Vorschau, und du kannst stattdessen kopieren.

#Aufträge kopieren oder verschieben

1. Öffne Aufträge, markiere einen oder mehrere Aufträge und öffne mit Rechtsklick das Menü – oder im Auftragsfenster das Menü Mehr.
2. Wähle In anderen Mandanten → Kopieren… oder Verschieben….
3. Wähle den Ziel-Mandanten und was mit Positionen passieren soll, deren Artikel im Ziel fehlt:
   • Als Freiposition übernehmen – die Position kommt mit Bezeichnung, Menge und Preis, aber ohne Lagerbezug.
   • Auftrag nicht übertragen – Aufträge mit fehlenden Artikeln werden ausgelassen.
4. Prüfe die Vorschau und bestätige.

So ordnet allverto im Ziel zu:

• Kunde: zuerst per E-Mail-Adresse, sonst per gleicher Kundennummer mit gleichem Namen. Gibt es keinen passenden Kunden, wird er mit Adressen neu angelegt (neue Kundennummer aus dem Nummernkreis des Ziels).
• Positionen per Artikelnummer. Rabatte, Hinweise, Text- und Versandpositionen gehen mit.
• Liefer- und Rechnungsadresse, Zahlungsbedingungen, Steuerangaben, Notizen. Zahlungs- und Versandart werden per Name zugeordnet; fehlt sie im Ziel, bleibt das Feld leer.
• Der neue Auftrag bekommt eine Auftragsnummer des Ziels, landet im Kanal Manuell und trägt den Vermerk „Übernommen aus <Mandant> <Nummer>“.

#Verschieben

Beim Verschieben wird der Auftrag im aktuellen Mandanten storniert – mit dem Vermerk „Verschoben nach <Mandant> <Nummer>“; reservierter Bestand wird frei. Das geht nur, solange der Auftrag „Neu“ oder „Bezahlt“ ist und weder in einer Pickliste steht noch ein Versandetikett oder eine Rechnung hat.

#Protokoll

Jede Übertragung steht im Änderungsprotokoll beider Mandanten – in der Quelle „Kopiert nach …“ bzw. „Verschoben nach …“, im Ziel „Übernommen aus …“ mit Artikel- oder Auftragsnummer. Zusätzlich vermerkt allverto die Übertragung im Systemprotokoll beider Mandanten.

#Häufige Fragen

Ein Mandant fehlt in der Auswahl. Du bist dort nicht (mehr) aktives Mitglied, oder deine Rolle hat dort nicht die nötigen Rechte. Mandanten in Prüfung stehen mit Grund unter dem Auswahlfeld.

Kann ich eine Übertragung rückgängig machen? Nicht automatisch. Übertrage in die Gegenrichtung oder lösche bzw. archiviere die neuen Datensätze im Ziel. Verschobene Artikel stellst du in der Quelle mit Aktiv setzen wieder her.