Versamenti e prelievi, chiusura giornaliera, report X e chiusura Z, libro cassa

Il denaro contante che non proviene dalle vendite lo registri come versamento o prelievo. A fine giornata la procedura guidata di chiusura giornaliera ti accompagna attraverso il conteggio di cassa e la chiusura Z. La panoramica su tutte le casse ce l'hai nel libro cassa.

#Versamento e prelievo

Menu → Versamento e prelievo:

1. Scegli il tipo:
   • Fondo cassa – inserire il saldo iniziale in cassa all'inizio.
   • Versamento – mettere contanti in cassa, ad es. dalla cassaforte.
   • Prelievo – togliere contanti, ad es. per banca, cassaforte o spese.
   • Pagamento mance – dare in contanti dalla cassa le mance del personale, ad es. quelle date con carta. Al massimo il saldo mance della cassa, che la cassa mostra; serve il permesso Pagare le mance ai dipendenti.
2. Inserisci l'importo con il tastierino.
3. Per versamento e prelievo tocca una Causale; un testo tuo lo scrivi con + Testo personale (se non ci sono causali configurate, direttamente nel campo di testo). Il fondo cassa non richiede una causale.
4. Registra fondo cassa, Registra versamento o Registra prelievo.

A Versamento e prelievo arrivi anche dall'icona della banconota in alto nella cassa (vedi Saldo di cassa a colpo d'occhio). I permessi sono separati: Registrare versamenti e fondo cassa in cassa per fondo cassa e versamento, Registrare prelievi in cassa per i prelievi. Le causali le gestisci in Vendite → Impostazioni → Cassa → Motivi (Causali di versamento o Causali di prelievo). Non appena lì è configurata una causale, bisogna sceglierne una – vedi Impostazioni della cassa.

#Chiusura giornaliera passo dopo passo

Menu → Chiusura giornaliera apre la procedura guidata con quattro passaggi – cinque sulle casse con terminale carte:

1. Scontrini sospesi – gli scontrini sospesi su questa cassa devono essere conclusi prima dello scontrino Z (come in JTL-POS): Riprendi e incassa, Cancella singolarmente oppure Elimina tutti (transazione annullata) – sempre con causale. Solo allora si prosegue; se sulla cassa c'è ancora uno scontrino aperto, incassalo o annullalo prima. Senza scontrini sospesi o aperti la procedura parte direttamente dal conteggio di cassa.
2. Conta cassa – conta banconote e monete. Tocca una riga e inserisci il numero con il tastierino (Enter passa alla riga successiva) oppure usa Più e Meno. A destra trovi Contato, Atteso secondo libro cassa e la Differenza. Con il pulsante Report X (report intermedio) vedi nel frattempo il report X.
3. Prelievo contanti – togliere contanti, ad es. per banca o cassaforte. Inserisci l'importo oppure tocca Tutte le banconote, Banconote da 20 € o Tutto, scegli la causale e Registra prelievo – oppure Prosegui senza prelievo. Il prelievo avviene dalle banconote e monete contate; il resto rimane come fondo cassa.
4. Chiusura terminale (solo con terminale carte, facoltativa) – Avvia chiusura terminale chiude le transazioni con carta sul terminale; la cassa mostra il risultato e la ricevuta del terminale. Prosegui con la chiusura Z o Prosegui senza chiusura terminale porta all'ultimo passaggio (vedi Chiusura sul terminale carte).
5. Chiusura Z – riepilogo con contato, prelievo, atteso e differenza, nonché scontrini e incassi dall'ultima chiusura. Facoltativamente una nota sulla chiusura (ad es. il motivo di una differenza), poi Crea chiusura Z e conferma.

La chiusura Z chiude tutti gli scontrini dall'ultima chiusura ed è definitiva. Una differenza viene registrata dalla cassa come scontrino a sé (Differenza di cassa); dopo, il saldo di cassa coincide con il conteggio. Stampa chiusura Z la stampa, Fatto chiude la procedura guidata.

Il fatturato lordo su scontrino X e Z non contiene partite di giro: pagamenti su ordini, vendita di buoni, cauzioni e mance del personale sono separati sotto Partite di giro – come nell'esportazione DSFinV-K. La sezione Mance mostra le mance incassate e pagate e il saldo mance della cassa. Lo scontrino Z riporta inoltre la versione del software allverto.

#Chi può fare cosa?

#Report X (report intermedio)

Il report X mostra incassi e saldo di cassa dall'ultima chiusura, senza chiudere – tutte le volte che vuoi, non registra nulla. Lo apri da Menu → Report X (report intermedio) (gruppo Operazioni) oppure con Report X dall'icona della banconota in alto, senza aprire la chiusura giornaliera:

1. Conta di cassa: conta banconote e monete come nella chiusura giornaliera. La cassa mostra Contato, atteso e Differenza – senza il permesso Mostrare il saldo di cassa in cassa solo Contato (alla cieca).
2. Vai al report X – il report X con il risultato del conteggio. Chi non vuole contare tocca Senza contare.
3. Stampa lettura X lo stampa, Aggiorna carica lo stato attuale, Conta riporta al conteggio di cassa.

Nella chiusura giornaliera il pulsante Report X (report intermedio) apre il report X; Torna alla chiusura riporta indietro. Serve il permesso Report intermedio (lettura X) in cassa.

#Chiusura sul terminale carte

La chiusura terminale è la chiusura giornaliera del terminale carte: chiude le transazioni con carta e le trasmette al fornitore dei servizi di pagamento. Sulle casse con terminale la avvii in due modi:

• nella chiusura giornaliera al passaggio Chiusura terminale oppure
• in qualsiasi momento da Menu → Chiusura sul terminale (gruppo Dispositivo).

Avvia chiusura terminale contatta il terminale. Dopo, la cassa mostra se è andata a buon fine e – se il terminale la fornisce – la Ricevuta del terminale. Ogni chiusura terminale compare nel registro cassa. SumUp e Stripe non richiedono la chiusura terminale; in quel caso la cassa si limita a segnalarlo.

#Registro cassa alla cassa

Menu → Registro cassa (gruppo Operazioni) mostra gli eventi di questa cassa: guasti TSE, accessi e cambi di operatore, cassetto, scontrini sospesi, scontrini digitali e via e-mail, rimborsi su carta, chiusure terminale e impostazioni modificate. Per impostazione predefinita gli ultimi 30 giorni; il periodo lo cambi in alto a destra. Nel registro puoi cercare e filtrare per tipo. Serve il permesso Visualizzare il registro di cassa in cassa; senza permesso la voce non compare nel menu.

Se una registrazione fallisce dopo che la TSE ha già firmato (ad es. per un'interruzione della connessione), la transazione TSE compare nel registro cassa come TSE senza scontrino con il numero di transazione – così la lacuna resta spiegabile in una verifica di cassa. Tutto ciò che può ancora fallire (ubicazione, fattura, nota di credito) la cassa lo verifica prima della firma.

#Libro cassa

Nell'ERP trovi il libro cassa in Vendite → Libro cassa – nel menu dell'area, nella sezione Cassa subito sotto Apri cassa, e anche nella barra a sinistra sotto Apri cassa. La voce compare non appena è configurata una cassa. Lì trovi:

• Libro cassa – movimenti di contanti con Saldo iniziale, Saldo finale e saldo progressivo
• Fatturato giornaliero – per cassa e metodo di pagamento (Contanti, Carta, Buono / fattura / altro; i metodi di pagamento personalizzati sono sotto Altro)
• Scontrini e Chiusure Z

Filtra per cassa (Tutte le casse o una specifica) e periodo. Per il libro cassa serve il permesso Libro cassa, report di cassa ed export DSFinV-K.

Basta il permesso Libro cassa, analisi cassa ed esportazione DSFinV-K – il permesso Usare la cassa non serve. Il fatturato giornaliero riporta le partite di giro (pagamenti su ordini, vendita di buoni, cauzioni, mance) in una colonna a parte; non contano come fatturato di cassa. Chiusure Z mostra le chiusure del periodo scelto. Con moltissime voci, Scontrini (al massimo 2.000), Chiusure Z (1.000) e Libro cassa (20.000) avvisano di restringere il periodo.

#Esportazione DSFinV-K per la verifica di cassa

Scegli una cassa e fai clic su Esportazione DSFinV-K. Ottieni un file ZIP con tutte le chiusure Z del periodo nel formato che l'ufficio delle imposte si aspetta in caso di verifica di cassa (Kassen-Nachschau). L'esportazione contiene anche:

• gli annullamenti scontrino (scontrini svuotati e scontrini sospesi eliminati) con importo 0,
• la mancia come operazione a sé (ai dipendenti senza IVA, al datore di lavoro con imposta),
• cauzione e rimborso cauzione come operazioni a sé,
• i buoni monouso – vendita tassata, riscatto senza nuova imposta. Se un articolo buono è un buono monouso lo imposti nell'articolo, nella scheda Prezzi, con l'interruttore Buono monouso,
• il certificato TSE e l'ID cassa esterno, se li hai inseriti (vedi Esportazione TSE e comunicazione ELSTER),
• i riferimenti di storni e resi allo scontrino originale con il suo numero e la sua cassa – per un reso nel carrello per posizione,
• ogni TSE con cui si è firmato nel periodo, con un proprio ID TSE (ad es. dopo il passaggio dalla TSE cloud a una TSE hardware),
• la versione del software allverto di ogni scontrino Z.