Avis d'expédition, commandes et facturation

Une fois marchand et fulfiller connectés, le quotidien passe par la libération des articles, les avis d'expédition et la transmission des commandes. En tant que marchand, vous travaillez sous Expédition → Réseau de fulfillment, vue En tant que marchand, onglet Mes fulfillers – chaque connexion y a ses propres onglets. En tant que fulfiller, vous enregistrez la réception des marchandises, la préparation et l'emballage dans l'application entrepôt.

#En tant que marchand

#Libérer des articles

Onglet Libération des articles : choisissez les articles que le fulfiller doit stocker et cliquez sur Libérer. Avec Retirer la libération, vous les reprenez.

#Livrer la marchandise (avis d'expédition)

1. Onglet Avis d'expédition → Créer un avis d'expédition.
2. Choisir un fulfiller, Prévu le, Votre référence (p. ex. numéro de commande ou de bon de livraison) et une Remarque pour le fulfiller.
3. Ajoutez des lignes avec Article et Quantité.
4. Envoyer l'avis.

Dès que le fulfiller enregistre la réception des marchandises, le stock apparaît automatiquement dans votre entrepôt fulfiller.

#Transmettre des commandes

1. Onglet Commandes, vue Prêtes à transmettre (autres vues : Chez le fulfiller, Toutes les transmises).
2. Sélectionnez les commandes et choisissez Transmettre au fulfiller.
3. Les commandes sont mises en attente avec le statut « Chez le fulfiller » – votre propre expédition et les listes de préparation sont bloquées pour elles jusqu'au retour du fulfiller.

Si votre commande comporte une date sous Expédition au plus tôt le, elle est transmise elle aussi. Le fulfiller ne planifie la commande sur une liste de préparation qu'à partir de ce jour. Si vous modifiez la date plus tard, le fulfiller en est informé tant qu'il n'a pas commencé la préparation.

#Transmettre des commandes automatiquement

Dans l'onglet Transmission automatique d'une connexion, activez Transmettre les commandes automatiquement. Seules sont transmises – les plus anciennes d'abord – les commandes entièrement couvertes par le stock chez le fulfiller (kits selon leurs composants) ; les articles non libérés sont alors libérés. Vous pouvez restreindre avec Commandes payées uniquement, Modes d'expédition, Canaux et Sociétés. Avec plusieurs fulfillers en mode automatique, l'Ordre de priorité décide : une commande va au premier qui peut tout livrer.

Ne sont pas transmises automatiquement les commandes sans mode d'expédition, celles mises en attente, celles figurant sur une liste de préparation, celles avec un entrepôt d'expédition propre imposé ou déjà partiellement livrées. L'onglet Commandes affiche le motif pour chaque commande dans la colonne Transmission automatique. Chaque transmission figure dans l'historique de la commande.

Avec Annuler la transmission, les commandes redeviennent disponibles pour votre propre expédition, tant que le fulfiller n'a pas commencé. Si vous annulez une commande transmise, le fulfiller voit « Annulation demandée ».

Lorsque le fulfiller expédie, votre commande est automatiquement enregistrée comme expédiée – y compris la notification d'expédition à votre boutique. Les retours apparaissent chez vous sous Retours.

#Expédition via votre propre compte d'expédition

Dans l'onglet Expédition d'une connexion, activez Créer les étiquettes via mon propre compte d'expédition et définissez le transporteur à utiliser : par mode d'expédition de la commande ou Par défaut (tous les autres), éventuellement avec un produit. Le prestataire imprime alors au poste d'emballage des étiquettes avec votre contrat : le transporteur vous facture directement l'affranchissement et le prestataire ne facture pas de poste d'expédition (au plus la manutention prévue au contrat).

L'étiquette est créée dans votre société : vos identifiants ne quittent jamais allverto et le prestataire ne voit que transporteur, produit, numéro de suivi et étiquette. L'expéditeur est votre société avec « c/o » et l'adresse de l'entrepôt du prestataire – les retours arrivent donc chez lui. L'envoi figure normalement sur votre commande (suivi, confirmation à la boutique). Si votre compte est en pause ou absent pour le mode d'expédition, vous recevez une notification et le prestataire saisit à la main. Le même onglet liste les étiquettes ainsi créées et – si le prestataire expédie via son contrat – ses postes d'affranchissement par commande.

#En tant que fulfiller

#Réception des marchandises pour un avis

Onglet Avis d'expédition : vous y voyez les avis avec leurs lignes. La réception s'enregistre dans l'application entrepôt sous Réception des marchandises. L'avis y figure parmi les bons de livraison attendus avec le marqueur FFN : scanner l'article, quantité, scanner l'emplacement, réceptionner. Avec Clôturer l'avis, il est terminé. Dans la fenêtre de l'avis, Réceptionner dans l'application entrepôt y mène directement.

#Traiter les commandes (préparation et emballage dans l'application entrepôt)

Les commandes transmises s'appellent chez vous commandes FFN (numéro FA-…). Vous les traitez dans l'application entrepôt comme vos propres commandes :

1. Liste de préparation : un modèle de liste de préparation qui, sous Plateformes, restreint à « Réseau de fulfillment (FFN) » ou à certains Marchands planifie aussi les commandes FFN. Dans l'application entrepôt, elles portent le marqueur FFN. Le scan sort la marchandise de tiers directement du stock de fulfillment du marchand.
2. Emballage : au poste d'emballage, vous trouvez la commande via le numéro FA, le numéro de commande du marchand ou la liste de préparation, vérifiez la marchandise par scan et indiquez avec Signaler l'expédition le transporteur, le numéro de suivi et les colis. Voir Emballage.
3. Le marchand reçoit le statut et le numéro de suivi ; sa commande est automatiquement enregistrée comme expédiée.

Dans l'ERP, vous voyez les commandes FFN sous Expédition → Réseau de fulfillment, vue En tant que fulfiller, onglet Commandes (Ouvertes / Terminées) avec destinataire, Expédier avant le et Rupture. Sans application entrepôt, vous pouvez aussi y Commencer la préparation manuellement, déclarer Emballée et, dans la fenêtre de la commande, Enregistrer l'expédition (transporteur, colis, numéro de suivi). Les commandes en retard sont marquées « Expédition en retard », celles avec une date d'expédition ultérieure affichent « Expédition seulement à partir du … ». En cas de « Le marchand a annulé », vous confirmez avec Confirmer l'annulation.

#Retour

Dans la commande expédiée, Enregistrer le retour et, pour chaque ligne, choisissez la Quantité et la Décision : Remettre en stock (avec Emplacement) ou Éliminer.

#Corriger le stock

Onglet Stock : clic droit → Corriger le stock avec quantité (±) et Motif.

#Étiquette d'expédition au poste d'emballage

allverto crée désormais l'étiquette des commandes FFN, dans cet ordre :

1. Contrat du marchand, s'il l'a défini pour la connexion : dans l'app entrepôt lors de l'emballage Étiquette via contrat du marchand, dans la fenêtre de la commande, section Étiquette d'expédition → Créer l'étiquette. Elle est créée chez le marchand ; vous ne recevez que l'étiquette, le numéro et le produit.
2. Votre propre contrat, si vous avez activé Créer des étiquettes pour les clients via vos propres comptes d'expédition dans Profil et prix : vous choisissez l'un de vos transporteurs. Le droit d'expédition est aussi nécessaire.
3. Sinon comme avant : Signaler l'expédition avec transporteur et numéro saisis à la main – toujours possible.

Poids et colis se saisissent comme pour vos commandes (sans saisie, d'après les poids des articles). Avec Signaler l'expédition tout de suite, la commande est signalée expédiée immédiatement ; sinon Signaler l'expédition reprend plus tard transporteur, numéro et colis de l'étiquette. Avant l'expédition, vous pouvez annuler une étiquette (chez le transporteur s'il le permet) et la réimprimer dans la fenêtre de la commande. Les données douanières proviennent des lignes et articles du marchand. Les deux parties journalisent qui a créé quelle étiquette et quand.

#Entrepôt par défaut par client

Dans l'onglet Clients, clic droit → Paramètres client : définissez un entrepôt par défaut et éventuellement une zone de stockage. La réception dans l'app entrepôt propose des emplacements de cet entrepôt et avertit si vous enregistrez ailleurs. Les listes de préparation ne planifient les commandes FFN de ce client que depuis cet entrepôt, emplacements de la zone en premier ; le manquant se rapporte à cet entrepôt. Sans paramètre, rien ne change.

#Fabrication à façon

Si le fulfiller propose la prestation Fabrication à façon dans Profil et prix, il fabrique un produit fini à partir de votre matière première stockée – p. ex. torréfier et conditionner du café ou assembler des kits.

#En tant que marchand

1. Envoyez la matière première comme d'habitude par avis d'expédition.
2. Sous Mes fulfillers, ouvrez l'onglet Fabrication à façon → Créer un ordre de fabrication.
3. Choisissez le Produit fini, la Quantité et la Date souhaitée. Si l'article a une nomenclature dans la production, les matières premières sont reprises avec leur quantité totale ; sinon, vous les saisissez vous-même.
4. Transmettre l'ordre. Le produit fini et les matières premières sont alors libérés automatiquement.

Dans la liste et dans la fenêtre de l'ordre, vous voyez le statut, la quantité fabriquée, la consommation, le rebut, les lots et ce qui manque encore chez le fulfiller. Chaque déclaration sort la matière première de votre entrepôt fulfiller et y entre le produit fini (avec lot et DLUO) – il est immédiatement vendable et peut, comme toute commande, être transmis au fulfiller, y compris automatiquement.

Tant que le fulfiller n'a pas commencé, vous pouvez Retirer l'ordre. Ensuite, seule l'option Terminer avec quantité restante reste possible.

#En tant que fulfiller

Onglet Ordres de fabrication : ouvrez l'ordre. Le tableau affiche pour chaque matière première la quantité prévue, le reste, la quantité disponible et les manques. Commencer la fabrication n'est possible que lorsque tout est stocké ; avec Refuser (avec motif), vous refusez un ordre pas encore commencé.

Avec Déclarer, vous enregistrez la Quantité bonne, l'Emplacement, le Lot et la DLUO (obligatoires si le marchand gère l'article ainsi), pour chaque matière première la Consommation et le Rebut, les Minutes et votre propre Matériel, comme l'emballage, sous forme de montant. Les quantités partielles sont possibles ; une fois la quantité atteinte ou Terminer ensuite coché, l'ordre est terminé.

La facturation passe par la facturation des prestations : Fabrication par pièce et Temps de fabrication par minute selon votre grille tarifaire (tous deux facultatifs), ainsi que le matériel comme ligne distincte. Les deux parties reçoivent une notification à chaque étape.

#Facturation (fulfiller)

Onglet Facturation : allverto collecte la réception, la préparation, l'emballage, l'expédition et les retours comme postes de prestation selon votre grille tarifaire, auxquels s'ajoutent les frais de stockage par emplacement et par jour. Vous saisissez d'autres postes avec Autre prestation. Choisissez le Client et le Mois, puis cliquez sur Créer la facture – vous trouverez ensuite la facture sous Ventes → Factures.

#Facturer l'expédition et l'affranchissement

La facturation de l'expédition se règle par client dans Paramètres client → Facturer l'expédition :

• Forfait par colis (grille tarifaire) – le prix Expédition comme avant.
• Affranchissement réel par étiquette (uniquement via votre contrat) : le prix renvoyé par le transporteur avec l'étiquette (p. ex. UPS, FedEx, DHL Express, Internetmarke), sinon l'entrée de votre grille d'affranchissement (Profil et prix), sinon le forfait marqué « forfait (aucun affranchissement trouvé) ». En option une majoration en % et une manutention par colis.

Chaque colis crée un poste Affranchissement avec transporteur, produit, numéro, poids et destination ; si vous annulez l'étiquette avant l'expédition, il disparaît. Sur la facture mensuelle, l'affranchissement figure en poste global « Affranchissement selon relevé détaillé », au même taux de TVA que les autres prestations ; le détail se télécharge en CSV via Détail de l'affranchissement. Le marchand voit ses postes d'affranchissement dans sa vue prestataire. Les étiquettes via le contrat du marchand ne génèrent pas d'affranchissement, seulement en option Expédition via contrat du marchand (manutention) selon la grille tarifaire.