Zeiterfassung einrichten
Zusatzmodul Zeiterfassung buchen und einschalten, Einstellungen der Firma, Rechte für Verantwortliche, feste Arbeitszeiten, Bundesland und Urlaubsanspruch je Person.
Mit der Zeiterfassung erfassen deine Mitarbeiter ihre Arbeitszeit direkt in allverto – im ERP, in der Lager-App und an der Kasse. Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (2022) müssen Arbeitgeber in Deutschland Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit aufzeichnen; allverto prüft dabei die Regeln des Arbeitszeitgesetzes (siehe Arbeitszeitgesetz: was allverto prüft).
Zusatzmodul buchen
Die Zeiterfassung ist ein Zusatzmodul. Ohne Buchung bleiben die Menüpunkte im Bereich Personal sichtbar, aber ausgegraut; ein Klick zeigt, wo du das Modul buchen kannst.
- Öffne Einstellungen → Abo & Rechnungen.
- Buche unter Zusatzmodule die Zeiterfassung (je nach Paket mit kostenloser Testphase).
- Danach erscheinen Personal → Zeiterfassung, Abwesenheiten und Arbeitszeiten aktiv.
Zeiterfassung einschalten
Das Einstellungsfenster öffnest du im Bereich Personal über das Zahnrad. Einstellen darf, wessen Rolle das Recht Zeiterfassung einrichten hat.
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Zeiterfassung eingeschaltet | Erst jetzt startet die Zeiterfassung und laufen die automatischen Prüfungen im Hintergrund. |
| Bei der Anmeldung automatisch starten | Die Arbeitszeit startet mit der Anmeldung im ERP, in der Lager-App (auch per PIN) und an der Kasse. Jede Person kann das für sich abschalten. |
| Früh angemeldet: nachfragen ab | Wer sich mehr als so viele Minuten vor seinem Arbeitsbeginn anmeldet, wird gefragt, ob die Zeit schon jetzt oder erst zum Arbeitsbeginn starten soll. |
| Automatisch beenden nach Inaktivität | Läuft die Zeit, obwohl niemand mehr allverto bedient, endet sie zur letzten Aktivität und wird zur Prüfung markiert. 0 schaltet das aus. |
| Fehlende gesetzliche Pausen automatisch abziehen | Statt nur zu warnen, zieht allverto die gesetzlich fehlende Pause vom Ist ab. |
| Bundesland | Bestimmt die gesetzlichen Feiertage. Je Person lässt sich ein anderes Bundesland wählen (z. B. Außendienst). |
| Urlaubstage je Jahr (Vorgabe), Resturlaub verfällt | Vorgabe für den Urlaubsanspruch und den Stichtag für Resturlaub aus dem Vorjahr (z. B. 31.03.). |
| 24. Dezember bzw. 31. Dezember als halber Arbeitstag | Halbiert an diesen Tagen das Soll. |
| Anträge und Entscheidungen zusätzlich per E-Mail | Anträge und Entscheidungen gehen zusätzlich zur Glocke per E-Mail – in der Sprache der Empfänger. |
| Monatsabschluss: abzeichnen und bestätigen | Jede Person zeichnet ihren Monat ab, Verantwortliche bestätigen ihn. |
Rechte
Jede Person, für die die Zeiterfassung eingeschaltet ist, sieht nur ihre eigenen Zeiten. Für Verantwortliche gibt es unter Einstellungen → Rollen & Rechte zwei Rechte:
- Team-Zeiten ansehen, Abwesenheiten und Korrekturen genehmigen – Team-Übersicht, Anträge genehmigen, Monate bestätigen.
- Zeiterfassung einrichten – zusätzlich feste Arbeitszeiten, Urlaubsanspruch, Buchungen auf das Gleitzeitkonto, Zeiten und Abwesenheiten für andere eintragen, Einstellungen und Export.
Die Standardrolle Administration und der Inhaber haben beide Rechte.
Arbeitszeit je Person
Unter Personal → Arbeitszeiten → Personen legst du je Person fest:
- Zeiterfassung aktiv – für wen erfasst wird. Inhaber und Administration sind dabei, starten aber nicht automatisch bei der Anmeldung; sie können das für sich einschalten.
- Feste Arbeitszeit je Wochentag mit Beginn, Ende und Soll-Stunden (auch Teilzeit, z. B. Montag bis Mittwoch je 6 Stunden). Eine neue Arbeitszeit gilt ab einem Datum; frühere Monate rechnen weiter mit der alten (Verlauf).
- Bundesland (sonst wie die Firma), Urlaubstage je Jahr, Beginn der Zeiterfassung und ein Startsaldo für das Gleitzeitkonto.
Betriebsrat
Hat deine Firma einen Betriebsrat, ist die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Sprich die Einstellungen – vor allem den automatischen Start und das automatische Beenden – vorher mit ihm ab. Mehr dazu unter Datenschutz und Betriebsrat.