Team-Übersicht und Genehmigungen
Für Verantwortliche – wer gerade arbeitet oder in Pause ist, Monatsübersicht aller Personen, Anträge genehmigen, Monate bestätigen, Arbeitszeiten und Urlaub je Person pflegen und Export für die Lohnabrechnung.
Personal → Arbeitszeiten ist die Ansicht für Verantwortliche. Du brauchst das Recht Team-Zeiten ansehen, Abwesenheiten und Korrekturen genehmigen; die Reiter Personen und Export erscheinen nur mit dem zusätzlichen Recht Zeiterfassung einrichten (siehe Zeiterfassung einrichten).
Live
Zeigt, wer gerade arbeitet, wer in Pause ist, wer heute fehlt und wer noch nicht angefangen hat – mit dem Ist von heute und Hinweisen. Die Ansicht aktualisiert sich von selbst.
Monat
Eine Zeile je Person mit Soll, Ist, Gutschrift, Differenz, Gleitzeitkonto, Resturlaub, Krankheitstagen und dem Stand des Monatsabschlusses. Ein Klick öffnet den Monat der Person. Dort kannst du
- einen abgezeichneten Monat mit Monat bestätigen abschließen,
- Zeit nachtragen (mit Grund – die Person wird benachrichtigt und der Vorgang protokolliert),
- den Arbeitszeitnachweis als PDF öffnen.
Anträge
Offene Urlaubsanträge, Stornierungen und Korrekturen. Bei Urlaubsanträgen steht der Resturlaub der Person vor und nach dem Antrag. Genehmigen oder Ablehnen, optional mit Begründung; die Person bekommt eine Nachricht. Eigene Anträge genehmigt eine andere Person. In einem bestätigten Monat lässt sich nichts genehmigen – erst den Monat wieder öffnen.
Personen
Je Person: Zeiterfassung aktiv, automatischer Start, Nachtschicht, Bundesland, Urlaubstage, Beginn und Startsaldo, Personalnummer (für DATEV), die feste Arbeitszeit mit Verlauf, der Urlaubsanspruch je Jahr (z. B. anteilig im Eintrittsjahr) und Buchungen auf das Gleitzeitkonto (z. B. „10 Überstunden ausgezahlt“: −10:00). Buchungen und neue Arbeitszeiten gehen nicht in bereits bestätigte Monate.
Export
Für die Lohnabrechnung: alle Personen eines Monats als CSV, alle Arbeitszeitnachweise als PDF oder als DATEV LODAS-Importdatei für den Steuerberater – je Person Arbeitsstunden, Überstunden, Urlaubs-, Krankheits-, Sonderurlaubs- und unbezahlte Tage auf die eingestellten Lohnarten. Berater- und Mandantennummer sowie die Lohnarten trägst du in den Einstellungen der Zeiterfassung ein, die Personalnummer im Profil der Person; Personen ohne Personalnummer stehen nur als Hinweis in der Datei.