Datenschutz und Betriebsrat
Wer welche Zeiten sieht, keine Gesundheitsdaten, Protokoll und Aufbewahrung, Hinweise zur Mitbestimmung des Betriebsrats bei der Einführung der Zeiterfassung.
Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten. allverto ist so gebaut, dass nur erfasst und gezeigt wird, was für die gesetzliche Aufzeichnung und die Lohnabrechnung nötig ist.
Wer sieht was?
- Jede Person sieht nur ihre eigenen Zeiten, Abwesenheiten, Anträge und ihr Protokoll.
- Verantwortliche sehen die Zeiten aller Personen der Firma nur mit dem Recht Team-Zeiten ansehen, Abwesenheiten und Korrekturen genehmigen; einrichten und exportieren nur mit Zeiterfassung einrichten. Vergib diese Rechte unter Einstellungen → Rollen & Rechte so sparsam wie möglich.
- Im Team-Kalender sehen alle anderen nur, dass jemand abwesend ist – nicht, ob es Urlaub oder Krankheit ist.
- Daten anderer Firmen sind technisch getrennt; auch der allverto-Support sieht sie nur bei einem freigegebenen Support-Zugriff und dann nur lesend.
Keine Gesundheitsdaten
Bei Krankheit speichert allverto nur den Zeitraum und auf Wunsch den Vermerk AU liegt vor – es gibt bewusst kein Feld für eine Diagnose. Nachrichten an Verantwortliche nennen nur den Zeitraum.
Was wird gespeichert?
Beginn und Ende jeder Arbeitszeit, Pausen, die Herkunft (ERP, Lager-App, Kasse) und wer was beantragt, genehmigt oder geändert hat. Für das automatische Beenden merkt sich allverto nur, wann zuletzt bedient wurde – keine Inhalte, keine Bildschirmaufnahmen, keinen Standort.
Protokoll und Aufbewahrung
Zeitbuchungen sind unveränderlich; Korrekturen laufen über einen Antrag mit Grund, die alte Fassung bleibt erhalten. Jeder Vorgang steht im Protokoll der Person. Aufzeichnungen werden mindestens zwei Jahre aufbewahrt (§ 16 Abs. 2 ArbZG) und nicht automatisch gelöscht.
Betriebsrat
Die Einführung und Anwendung einer elektronischen Zeiterfassung ist nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig, weil sie technisch geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Hat deine Firma einen Betriebsrat:
- Beziehe ihn vor dem Einschalten ein und regle die Nutzung in einer Betriebsvereinbarung.
- Stimmt dort vor allem ab, ob die Zeit automatisch bei der Anmeldung startet, nach wie vielen Minuten Inaktivität sie endet, ob Pausen automatisch abgezogen werden und wer welche Rechte bekommt.
- Informiere die Mitarbeiter, welche Daten erfasst werden und wer sie sieht – dieser Artikel kann dafür als Grundlage dienen.