Ochrona danych i rada zakładowa
Kto widzi jaki czas pracy, brak danych o zdrowiu, dziennik i przechowywanie, wskazówki dotyczące współdecydowania rady zakładowej przy wprowadzaniu rejestracji czasu pracy.
Czas pracy to dane osobowe. allverto jest zbudowane tak, aby rejestrować i pokazywać tylko to, co jest potrzebne do ustawowej ewidencji i rozliczenia wynagrodzeń.
Kto co widzi?
- Każda osoba widzi tylko własny czas pracy, nieobecności, wnioski i swój dziennik.
- Osoby odpowiedzialne widzą czas pracy wszystkich osób w firmie tylko z uprawnieniem Przeglądać czas pracy zespołu, zatwierdzać nieobecności i korekty; konfigurować i eksportować mogą tylko z uprawnieniem Konfigurować rejestrację czasu pracy. Nadawaj te uprawnienia w Ustawienia → Role i uprawnienia możliwie oszczędnie.
- W kalendarzu zespołu wszyscy pozostali widzą tylko, że ktoś jest nieobecny – a nie, czy to urlop, czy choroba.
- Dane innych firm są technicznie oddzielone; także support allverto widzi je tylko przy udzielonym dostępie wsparcia i wtedy wyłącznie do odczytu.
Brak danych o zdrowiu
W przypadku choroby allverto zapisuje tylko okres i na życzenie adnotację Zwolnienie lekarskie dostarczone – celowo nie ma pola na diagnozę. Powiadomienia do osób odpowiedzialnych podają tylko okres.
Co jest zapisywane?
Początek i koniec każdego czasu pracy, przerwy, źródło (ERP, aplikacja magazynowa, kasa) oraz kto co wnioskował, zatwierdził lub zmienił. Na potrzeby automatycznego kończenia allverto zapamiętuje tylko, kiedy ostatnio była obsługiwana aplikacja – żadnych treści, nagrań ekranu ani lokalizacji.
Dziennik i przechowywanie
Wpisy czasu są niezmienne; korekty odbywają się przez wniosek z podaniem powodu, a poprzednia wersja zostaje zachowana. Każda operacja jest w Dzienniku danej osoby. Zapisy są przechowywane co najmniej dwa lata (§ 16 ust. 2 ArbZG) i nie są automatycznie usuwane.
Rada zakładowa
Wprowadzenie i stosowanie elektronicznej rejestracji czasu pracy wymaga według § 87 ust. 1 pkt 6 BetrVG (niemieckiej ustawy o ustroju zakładów pracy) współdecydowania rady zakładowej, ponieważ technicznie nadaje się ona do monitorowania zachowania lub wydajności. Jeśli w twojej firmie działa rada zakładowa (Betriebsrat):
- Zaangażuj ją przed włączeniem i ureguluj korzystanie w porozumieniu zakładowym.
- Ustalcie tam przede wszystkim, czy czas ma startować automatycznie przy logowaniu, po ilu minutach braku aktywności ma się kończyć, czy przerwy mają być automatycznie odliczane i kto otrzymuje jakie uprawnienia.
- Poinformuj pracowników, jakie dane są rejestrowane i kto je widzi – ten artykuł może posłużyć jako podstawa.