Awizacja dostawy, zamówienia i rozliczenie

Gdy sprzedawca i fulfiller są połączeni, codzienna praca odbywa się przez zwalnianie artykułów, awizacje dostaw i przekazywanie zamówień. Jako sprzedawca pracujesz w Wysyłka → Sieć fulfillment, widok Jako sprzedawca, zakładka Moi fulfillerzy – każde połączenie ma tam własne zakładki. Jako fulfiller księgujesz przyjęcie towaru, kompletację i pakowanie w aplikacji magazynowej.

#Jako sprzedawca

#Zwalnianie artykułów

Zakładka Zwolnienie artykułów: wybierz artykuły, które fulfiller ma składować, i kliknij Zwolnij. Przyciskiem Cofnij zwolnienie je wycofujesz.

#Dostawa towaru (awizacja dostawy)

1. Zakładka Awizacje dostaw → Utwórz awizację dostawy.
2. Wybierz fulfillera, Oczekiwane dnia, Twoja referencja (np. numer zamówienia lub dowodu dostawy) oraz Uwaga dla fulfillera.
3. Dodaj pozycje z Artykuł i Ilość.
4. Wyślij awizację.

Gdy fulfiller zaksięguje przyjęcie towaru, stan automatycznie pojawi się w Twoim magazynie fulfillera.

#Przekazywanie zamówień

1. Zakładka Zamówienia, widok Gotowe do przekazania (inne widoki: U fulfillera, Wszystkie przekazane).
2. Zaznacz zamówienia i wybierz Przekaż do fulfillera.
3. Zamówienia zostają wstrzymane ze statusem „U fulfillera” – własna wysyłka i listy kompletacyjne są dla nich zablokowane, dopóki fulfiller nie zgłosi zmian.

Jeśli Twoje zamówienie ma datę w polu Wysyłka najwcześniej, jest ona przekazywana. Fulfiller planuje zamówienie na liście kompletacyjnej dopiero od tego dnia. Jeśli później zmienisz datę, fulfiller ją otrzyma, o ile jeszcze nie kompletuje.

#Automatyczne przekazywanie zamówień

W zakładce Automatyczne przekazanie połączenia włączasz Przekazuj zamówienia automatycznie. Przekazywane jest – od najstarszych – tylko to, co stan u fulfillera w pełni pokrywa (zestawy według komponentów); niezwolnione artykuły zostają przy tym zwolnione. Zawęzić możesz opcjami Tylko opłacone zamówienia, Metody wysyłki, Kanały i Firmy. Przy kilku fulfillerach z automatyką decyduje Kolejność: zamówienie trafia do pierwszego, który może dostarczyć wszystko.

Automatycznie nie są przekazywane zamówienia bez metody wysyłki, wstrzymane, zamówienia na liście kompletacyjnej, ze stałym własnym magazynem wysyłkowym ani już częściowo dostarczone. Powód dla każdego zamówienia pokazuje zakładka Zamówienia w kolumnie Automatyczne przekazanie. Każde przekazanie jest zapisane w historii zamówienia.

Przyciskiem Wycofaj przekazanie zamówienia są ponownie dostępne do własnej wysyłki, o ile fulfiller jeszcze nie zaczął. Jeśli anulujesz przekazane zamówienie, fulfiller zobaczy „Zgłoszono anulowanie”.

Gdy fulfiller wyśle towar, Twoje zamówienie zostanie automatycznie zaksięgowane jako wysłane – łącznie ze zgłoszeniem wysyłki do Twojego sklepu. Zwroty pojawią się u Ciebie w Zwroty.

#Wysyłka przez własne konto wysyłkowe

W zakładce Wysyłka połączenia włączasz Twórz etykiety przez moje konto wysyłkowe i ustalasz, który przewoźnik obowiązuje: wg metody wysyłki zamówienia lub jako Domyślnie (wszystkie pozostałe), opcjonalnie z produktem. Fulfiller drukuje wtedy przy pakowaniu etykiety na Twojej umowie – przewoźnik rozlicza opłatę bezpośrednio z Tobą, a fulfiller nie nalicza pozycji wysyłki (najwyżej obsługę z umowy).

Etykieta powstaje w Twojej firmie: dane dostępowe nigdy nie opuszczają allverto, fulfiller widzi tylko przewoźnika, produkt, numer przesyłki i etykietę. Nadawcą jest Twoja firma z „c/o” i adresem magazynu fulfillera – zwroty trafiają więc do fulfillera. Przesyłka pojawia się normalnie przy zamówieniu (śledzenie, potwierdzenie do sklepu). Gdy konto jest wstrzymane lub brak konta dla metody wysyłki, otrzymasz powiadomienie, a fulfiller zgłasza ręcznie. W tej samej zakładce widzisz tak utworzone etykiety i – gdy fulfiller wysyła na swojej umowie – jego pozycje opłat za zamówienie.

#Jako fulfiller

#Przyjęcie towaru do awizacji dostawy

Zakładka Awizacje dostaw: tu widzisz awizacje z ich pozycjami. Przyjęcie księguje się w aplikacji magazynowej w sekcji Przyjęcie towaru. Awizo znajduje się tam wśród oczekiwanych dowodów dostawy z oznaczeniem FFN: zeskanuj artykuł, ilość, zeskanuj miejsce składowania, zaksięguj. Przyciskiem Zamknij awizo sprawa jest zakończona. W oknie awizacji Zaksięguj w aplikacji magazynowej prowadzi bezpośrednio tam.

#Realizacja zamówień (kompletacja i pakowanie w aplikacji magazynowej)

Przekazane zamówienia nazywają się u Ciebie zamówieniami FFN (numer FA-…). Realizujesz je w aplikacji magazynowej jak własne zamówienia:

1. Lista kompletacyjna: szablon listy kompletacyjnej, który w polu Platformy ogranicza się do „Sieć fulfillment (FFN)” lub do określonych Sprzedawcy, uwzględnia także zamówienia FFN. W aplikacji magazynowej mają one oznaczenie FFN. Skanowanie zdejmuje towar obcy bezpośrednio ze stanu fulfillmentu sprzedawcy.
2. Pakowanie: przy stanowisku pakowania znajdujesz zamówienie po numerze FA, numerze zamówienia sprzedawcy lub liście kompletacyjnej, sprawdzasz towar skanowaniem i przyciskiem Zgłoś wysyłkę podajesz przewoźnika, numer przesyłki i paczki. Zobacz Pakowanie.
3. Sprzedawca otrzymuje status i numer przesyłki; jego zamówienie zostaje automatycznie zaksięgowane jako wysłane.

W ERP zamówienia FFN widzisz w Wysyłka → Sieć fulfillment, widok Jako fulfiller, zakładka Zamówienia (Otwarte / Zrealizowane) z odbiorcą, Wysyłka do i Braki. Bez aplikacji magazynowej możesz tam też ręcznie rozpocząć kompletację (Rozpocznij kompletację), zgłosić Spakowane i w oknie zamówienia zaksięgować wysyłkę (Zaksięguj wysyłkę) (przewoźnik, paczki, numer przesyłki). Zaległe zamówienia są oznaczone jako „Wysyłka opóźniona”, zamówienia z późniejszą datą wysyłki pokazują „Wysyłka dopiero od …”. Przy „Sprzedawca anulował” potwierdzasz przyciskiem Potwierdź anulowanie.

#Zwrot

W wysłanym zamówieniu kliknij Zaksięguj zwrot i dla każdej pozycji wybierz Ilość i Decyzja: Rozlokuj ponownie (z Miejsce składowania) lub Utylizuj.

#Korekta stanu

Zakładka Stan magazynowy: prawy przycisk myszy → Skoryguj stan z ilością (±) i Powód.

#Etykieta wysyłkowa przy pakowaniu

allverto tworzy teraz etykietę dla zamówień FFN samodzielnie – w tej kolejności:

1. Umowa sprzedawcy, jeśli ją ustawił dla połączenia: w aplikacji magazynowej przy pakowaniu Etykieta na umowie sprzedawcy, w oknie zamówienia w sekcji Etykieta wysyłkowa → Utwórz etykietę. Powstaje u sprzedawcy; otrzymujesz tylko etykietę, numer i produkt.
2. Twoja umowa, jeśli w Profil i ceny włączono Twórz etykiety dla klientów z własnych kont wysyłkowych: wybierasz jednego ze swoich przewoźników. Potrzebne jest też uprawnienie do wysyłki.
3. W przeciwnym razie jak dotąd: Zgłoś wysyłkę z przewoźnikiem i numerem wpisanymi ręcznie – zawsze możliwe.

Wagę i paczki podajesz jak przy własnych zamówieniach (bez danych – z wag artykułów). Z Od razu zgłoś wysyłkę zamówienie jest od razu zgłoszone jako wysłane; inaczej Zgłoś wysyłkę przejmie później przewoźnika, numer i paczki z etykiety. Do wysyłki możesz anulować etykietę (u przewoźnika, jeśli to obsługuje) i ponownie ją wydrukować w oknie zamówienia. Dane celne pochodzą z pozycji i artykułów sprzedawcy. Obie strony rejestrują, kto i kiedy utworzył etykietę.

#Magazyn domyślny klienta

W zakładce Klienci prawy przycisk → Ustawienia klienta: ustawiasz magazyn domyślny i opcjonalnie strefę magazynu. Przyjęcie w aplikacji magazynowej proponuje tam lokalizacje i ostrzega przy przyjęciu do innego magazynu. Listy kompletacji planują zamówienia FFN tego klienta tylko z magazynu domyślnego, najpierw lokalizacje ze strefy; brak odnosi się do tego magazynu. Bez ustawienia wszystko jak dotąd.

#Produkcja na zlecenie

Jeśli fulfiller w Profil i ceny oferuje usługę Produkcja na zlecenie, wytwarza z Twojego składowanego surowca wyrób gotowy – np. pali i pakuje kawę albo konfekcjonuje zestawy.

#Jako sprzedawca

1. Wyślij surowiec jak zwykle przez awizację dostawy.
2. W Moi fulfillerzy otwórz zakładkę Produkcja na zlecenie → Utwórz zlecenie produkcyjne.
3. Wybierz Wyrób gotowy, Ilość i Termin życzeniowy. Jeśli artykuł ma zestawienie materiałowe w produkcji, surowce są przejmowane z ich łączną ilością; w przeciwnym razie wpisujesz je sam.
4. Przekaż zlecenie. Wyrób gotowy i surowce zostają przy tym automatycznie zwolnione.

Na liście i w oknie zlecenia widzisz status, wyprodukowaną ilość, zużycie, odpad, partie oraz czego jeszcze brakuje u fulfillera. Każde zgłoszenie zdejmuje w Twoim magazynie fulfillera surowiec i przyjmuje wyrób gotowy (z partią i datą minimalnej trwałości) – jest on od razu gotowy do sprzedaży i można go przekazać fulfillerowi jak każde zamówienie, także automatycznie.

Dopóki fulfiller nie rozpoczął, możesz użyć opcji Wycofaj. Potem możliwe jest już tylko Zakończ z pozostałą ilością.

#Jako fulfiller

Zakładka Zlecenia produkcyjne: otwórz zlecenie. Tabela pokazuje dla każdego surowca ilość planowaną, pozostałą, dostępną i braki. Rozpocznij produkcję działa dopiero wtedy, gdy wszystko jest składowane; przyciskiem Odrzuć (z powodem) odrzucasz jeszcze nierozpoczęte zlecenie.

Przyciskiem Zgłoś produkcję księgujesz Ilość dobra, Miejsce składowania, Partia i DMT (obowiązkowe, jeśli sprzedawca prowadzi artykuł w ten sposób), dla każdego surowca Zużycie i Odpad, Minuty oraz własny Materiał, np. opakowanie, jako kwotę. Możliwe są ilości częściowe; gdy ilość zostanie osiągnięta lub zaznaczono Następnie zakończ, zlecenie jest zrealizowane.

Rozliczenie odbywa się przez rozliczenie usług: Produkcja za sztukę i Czas produkcji za minutę według Twojego cennika (obie opcjonalne) oraz materiał jako osobna pozycja. Obie strony otrzymują powiadomienie przy każdym kroku.

#Rozliczenie (fulfiller)

Zakładka Rozliczenia: przyjęcie towaru, kompletację, pakowanie, wysyłkę i zwroty allverto zbiera jako pozycje usług według Twojego cennika, do tego dochodzą koszty składowania za miejsce i dzień. Dalsze pozycje rejestrujesz przyciskiem Inna usługa. Wybierz Klient i Miesiąc i kliknij Utwórz fakturę – fakturę znajdziesz potem w Sprzedaż → Faktury.

#Rozliczanie wysyłki i opłat pocztowych

Sposób rozliczania wysyłki ustawiasz dla klienta w Ustawienia klienta → Rozliczanie wysyłki:

• Ryczałt za paczkę (cennik) – jak dotąd cena Wysyłka.
• Rzeczywista opłata za etykietę (tylko etykiety z Twojej umowy): cena zwrócona przez przewoźnika przy etykiecie (np. UPS, FedEx, DHL Express, Internetmarke), w przeciwnym razie wpis z Twojej tabeli opłat pocztowych (Profil i ceny), w przeciwnym razie ryczałt oznaczony „ryczałt (brak ustalonej opłaty)”. Opcjonalnie z narzutem w % i obsługą za paczkę.

Każda paczka tworzy pozycję Opłata pocztowa z przewoźnikiem, produktem, numerem, wagą i krajem; anulowanie etykiety przed wysyłką ją usuwa. Na fakturze miesięcznej opłata występuje jako pozycja zbiorcza „Opłata pocztowa wg zestawienia” z tą samą stawką VAT co inne usługi; zestawienie pobierzesz jako CSV przez Zestawienie opłat. Sprzedawca widzi swoje pozycje opłat w widoku fulfillera. Etykiety na umowie sprzedawcy nie tworzą opłaty, tylko opcjonalnie Wysyłka na umowie sprzedawcy (obsługa) wg cennika.