Configurare la rilevazione presenze
Attivare e accendere il modulo aggiuntivo Rilevazione presenze, impostazioni dell'azienda, autorizzazioni per i responsabili, orari fissi, Land e diritto alle ferie per persona.
Con la rilevazione presenze i tuoi collaboratori registrano l'orario di lavoro direttamente in allverto: nell'ERP, nell'app di magazzino e alla cassa. Dalla sentenza della Corte federale del lavoro tedesca (Bundesarbeitsgericht, 2022) i datori di lavoro in Germania devono registrare inizio, fine e durata dell'orario di lavoro; allverto controlla inoltre le regole della legge sull'orario di lavoro (vedi Legge sull'orario di lavoro (ArbZG): cosa controlla allverto).
Attivare il modulo aggiuntivo
La rilevazione presenze è un modulo aggiuntivo. Senza attivazione le voci di menu nell'area Personale restano visibili ma disattivate (in grigio); un clic mostra dove puoi attivare il modulo.
- Apri Impostazioni → Abbonamento e fatture.
- In Moduli aggiuntivi attiva Rilevazione presenze (a seconda del piano con periodo di prova gratuito).
- Dopo di che Personale → Rilevazione presenze, Assenze e Orari di lavoro risultano attivi.
Accendere la rilevazione presenze
La finestra delle impostazioni si apre nell'area Personale tramite l'ingranaggio. Può modificarla chi ha un ruolo con l'autorizzazione Configurare la rilevazione presenze.
| Impostazione | Significato |
|---|---|
| Rilevazione presenze attiva | Solo da questo momento la rilevazione parte e i controlli automatici vengono eseguiti in background. |
| Avvia automaticamente all'accesso | L'orario di lavoro parte con l'accesso all'ERP, all'app di magazzino (anche tramite PIN) e alla cassa. Ogni persona può disattivarlo per sé. |
| Accesso anticipato: chiedi da | A chi accede più di questi minuti prima dell'inizio del proprio orario viene chiesto se avviare il tempo subito o solo all'inizio dell'orario. |
| Chiudi automaticamente dopo inattività | Se il tempo è in corso ma per il numero di minuti impostato nessuno usa più allverto, termina all'ultima attività e viene segnalato da controllare. 0 lo disattiva. |
| Detrai automaticamente le pause obbligatorie mancanti | Invece di limitarsi ad avvisare, allverto detrae dalle ore effettive la pausa obbligatoria mancante. |
| Land | Determina le festività legali. Per ogni persona si può scegliere un Land diverso (ad es. per il servizio esterno). |
| Giorni di ferie all'anno (predefinito), Le ferie residue scadono | Valore predefinito per il diritto alle ferie e data limite per le ferie residue dell'anno precedente (ad es. 31/03). |
| 24 dicembre come mezza giornata, 31 dicembre come mezza giornata | Dimezza le ore previste in questi giorni. |
| Richieste e decisioni anche via e-mail | Richieste e decisioni arrivano, oltre che nella campanella, anche via e-mail, nella lingua del destinatario. |
| Chiusura mensile: firmare e confermare | Ogni persona firma il proprio mese e i responsabili lo confermano. |
Autorizzazioni
Ogni persona per cui la rilevazione presenze è attiva vede solo i propri orari. Per i responsabili ci sono due autorizzazioni in Impostazioni → Ruoli e autorizzazioni:
- Vedere gli orari del team, approvare assenze e correzioni: panoramica del team, approvare richieste, confermare mesi.
- Configurare la rilevazione presenze: in più orari fissi, diritto alle ferie, rettifiche del saldo ore, registrare orari e assenze per altri, impostazioni ed esportazione.
Il ruolo standard Amministrazione e il titolare hanno entrambe le autorizzazioni.
Orario di lavoro per persona
In Personale → Orari di lavoro → Persone imposti per ogni persona:
- Rilevazione presenze attiva: per chi viene rilevato l'orario. Titolare e amministrazione sono inclusi, ma non partono automaticamente all'accesso; possono attivarlo per sé.
- Orario fisso per giorno della settimana con inizio, fine e ore previste (anche part-time, ad es. da lunedì a mercoledì 6 ore ciascuno). Un nuovo orario vale da una data; i mesi precedenti continuano a calcolare con quello vecchio (cronologia).
- Land (altrimenti come l'azienda), Giorni di ferie all'anno, Inizio della rilevazione e un Saldo iniziale per il saldo ore.
Consiglio aziendale
Se la tua azienda ha un consiglio aziendale (Betriebsrat), l'introduzione di una rilevazione elettronica delle presenze è soggetta a codecisione (§ 87 c. 1 n. 6 BetrVG). Concorda prima con lui le impostazioni, soprattutto l'avvio e la chiusura automatici. Maggiori dettagli in Protezione dei dati e consiglio aziendale.