Protezione dei dati e consiglio aziendale
Chi vede quali orari, nessun dato sanitario, registro e conservazione, indicazioni sulla codecisione del consiglio aziendale (Betriebsrat) nell'introduzione della rilevazione presenze.
Gli orari di lavoro sono dati personali. allverto è progettato in modo da rilevare e mostrare solo ciò che serve per la registrazione obbligatoria per legge e per le buste paga.
Chi vede cosa?
- Ogni persona vede solo i propri orari, assenze, richieste e il proprio registro.
- I responsabili vedono gli orari di tutte le persone dell'azienda solo con l'autorizzazione Vedere gli orari del team, approvare assenze e correzioni; configurare ed esportare solo con Configurare la rilevazione presenze. Assegna queste autorizzazioni in Impostazioni → Ruoli e autorizzazioni nel modo più restrittivo possibile.
- Nel calendario del team tutti gli altri vedono solo che qualcuno è assente, non se si tratta di ferie o malattia.
- I dati di altre aziende sono separati tecnicamente; anche il supporto di allverto li vede solo con un accesso di supporto autorizzato, e in quel caso solo in lettura.
Nessun dato sanitario
In caso di malattia allverto salva solo il periodo e, se richiesto, l'indicazione Certificato medico presente: di proposito non c'è un campo per la diagnosi. I messaggi ai responsabili indicano solo il periodo.
Cosa viene salvato?
Inizio e fine di ogni orario di lavoro, pause, la provenienza (ERP, app di magazzino, cassa) e chi ha richiesto, approvato o modificato cosa. Per la chiusura automatica allverto memorizza solo quando c'è stata l'ultima interazione: nessun contenuto, nessuna registrazione dello schermo, nessuna posizione.
Registro e conservazione
Le registrazioni degli orari sono immodificabili; le correzioni passano da una richiesta con motivo e la versione precedente resta conservata. Ogni operazione compare nel Registro della persona. Le registrazioni vengono conservate almeno due anni (§ 16 c. 2 ArbZG) e non vengono eliminate automaticamente.
Consiglio aziendale
Secondo il § 87 c. 1 n. 6 BetrVG (legge tedesca sull'ordinamento aziendale), l'introduzione e l'uso di una rilevazione elettronica delle presenze sono soggetti a codecisione, perché tecnicamente idonei a controllare comportamento o prestazioni. Se la tua azienda ha un consiglio aziendale (Betriebsrat):
- Coinvolgilo prima dell'attivazione e regola l'uso in un accordo aziendale.
- Concordate soprattutto se il tempo parte automaticamente all'accesso, dopo quanti minuti di inattività termina, se le pause vengono detratte automaticamente e chi riceve quali autorizzazioni.
- Informa i collaboratori su quali dati vengono rilevati e chi li vede: questo articolo può servire come base.