Eigene Auswertung erstellen

Reichen dir die fertigen Berichte nicht, baust du dir eine eigene Auswertung – ganz ohne SQL oder Programmierkenntnisse. Beispiele: „Umsatz je Kanal pro Monat“, „Top 20 Artikel nach Marge“, „Kunden ohne Bestellung seit 90 Tagen“.

Du findest den Baukasten unter Auswertungen → Eigene Auswertungen.

#Bevor du anfängst

• Ansehen dürfen alle mit dem Recht Auswertungen ansehen. Eigene Berichte anlegen braucht Eigene Auswertungen anlegen und bearbeiten (Inhaber, Administration, Vertrieb, Buchhaltung). Berichte für die ganze Firma freigeben braucht Eigene Auswertungen für die ganze Firma freigeben und Firmen-Berichte ändern (Inhaber, Administration).
• Manche Datenquellen brauchen zusätzliche Rechte, z. B. Rechnungen, Lager, Einkauf oder offene Posten.

#Schritt für Schritt

1. Klicke auf Neuer Bericht – oder wähle unter Vorlagen einen Bericht und klicke auf Vorlage anpassen.
2. Datenquelle – woraus wird gerechnet? Zur Wahl stehen u. a. Umsatz (Auftragspositionen), Aufträge, Rechnungen, Kunden, Artikel & Bestand, Lagerbewegungen, Einkauf (Bestellpositionen), Retouren (Positionen), Fertigungsaufträge, Offene Posten (Kunden) und Offene Posten (Lieferanten).
3. Kennzahlen – welche Zahlen willst du sehen? Wähle je Kennzahl die Berechnung (Summe, Durchschnitt, Kleinster Wert, Größter Wert, Anzahl, Anzahl verschiedener) und das Feld, z. B. Summe Umsatz netto. Es gibt auch fertige Kennzahlen wie Marge %.
4. Gruppieren nach – eine Zeile je …, z. B. je Kanal. Bis zu zwei Gruppierungen; bei Datumsfeldern wählst du das Raster (Tag, Woche, Monat, Quartal, Jahr). Ohne Gruppierung gibt es eine Summenzeile über alles.
5. Regeln – nur bestimmte Daten zählen, z. B. „Land ist Österreich“. Sie funktionieren wie die Listenfilter.
6. Ergebnis-Regeln – Zeilen nach dem Rechnen ausblenden, z. B. nur Kunden mit Umsatz über 1.000 €.
7. Zeitraum – relativ (z. B. Dieses Quartal, Vorjahr) oder ein Fester Zeitraum …; optional Mit dem Vorzeitraum vergleichen.
8. Sortierung, Anzahl und Diagramm – Sortieren nach, Anzahl Zeilen (Top N) und das Diagramm (automatisch, Balken, Linie oder keins).
9. Die Vorschau rechnet bei jeder Änderung neu. Passt alles, klicke auf Speichern …, gib einen Name und optional eine Beschreibung ein.

#Speichern, teilen, anheften

• Neue Berichte sind Privat und stehen unter Meine Berichte.
• Mit Für alle in der Firma freigeben sehen alle Kollegen mit Auswertungsrecht den Bericht.
• Auf dem Dashboard anheften zeigt den Bericht als Kachel auf deinem Dashboard.
• Über Weitere Aktionen kannst du einen Bericht Duplizieren, umbenennen (Name und Freigabe …) oder Löschen.
• Das Ergebnis lädst du mit Als CSV herunterladen herunter.

#Häufige Fragen

#Warum sehe ich höchstens 1.000 Zeilen?

Eine Auswertung zeigt maximal 1.000 Zeilen und rechnet höchstens zehn Sekunden. Grenze den Zeitraum ein oder nutze Top N.

#Warum fehlt mir eine Datenquelle?

Datenquellen, für die dir das Recht fehlt, werden nicht angeboten (z. B. offene Posten nur mit Finanzrechten). Frag eine Person mit Administrationsrechten.